Bienvenue dans la facturation électronique pour Upfield

Upfield s’est associé avec Tungsten Network afin de fournir à ses fournisseurs une solution simplifiée d’envoi des factures

Vous aider à chaque étape du processus

Forts de plus de dix années d'expérience, nous avons réuni un grand nombre de questions fréquemment posées (FAQ) et de documents, de façon à vous accompagner à chaque étape du processus

Questions générales

  • Tungsten Network offre aux entreprises du monde entier des solutions de facturation électronique, d’analyse et de flux de travail. Pour en savoir plus sur nos produits et nos services, consultez notre site Internet.

    • Un envoi sécurisé et garanti des factures, il n’y a plus de factures perdues par la poste
    • Vos factures seront traitées plus rapidement
    • Fin des retards dus à l’absence de certaines informations, à des erreurs de destinataire ou à une intervention manuelle
    • Technologie de FORMATAGE DES DONNÉES SANS CONTRAINTE ; il n’y a pas besoin de logiciel ou de matériel supplémentaire
    • Une plus grande transparence du traitement et une meilleure gestion des flux de trésorerie grâce à un accès et à une présentation de rapports 24 h/24 et 7 j/7
    • Conforme à la réglementation sur la TVA, quel que soit le lieu d’envoi ou de réception des factures
    • Simple et économique pour envoyer des factures, à tout moment
  • Oui. L’utilisation de la facturation électronique de Tungsten Network deviendra un critère de sélection officiel des fournisseurs employés par Upfield. Même si cela n’aboutira pas nécessairement à une exclusion immédiate des fournisseurs ne l’ayant pas adoptée, nous pensons que lesdits fournisseurs seront, avec le temps, désavantagés.

  • Oui. Upfield est en train de retirer progressivement le traitement des factures papier pour profiter des avantages qu’offre la facturation électronique tant à Upfield qu’à ses fournisseurs. L’utilisation de la facturation électronique de Tungsten Network deviendra un critère de sélection officiel des fournisseurs employés par Upfield. Même si cela n’aboutira pas nécessairement à une exclusion immédiate des fournisseurs ne l’ayant pas adoptée, nous pensons que lesdits fournisseurs seront, avec le temps, désavantagés.

  • Oui, il vous suffit d’entrer la date appropriée. Il n'est pas possible de saisir une date future.

  • Tungsten Network n’est pas une plateforme de paiement. Upfield continuera à utiliser ses méthodes de paiement actuelles.

  • Non. Après avoir reçu votre notification, Upfield exige que vous commenciez à soumettre toutes vos factures via Tungsten Network et qu’aucune facture papier ne soit envoyée (rejetée le cas échéant). Ceci permet d’éviter d’éventuels doublons.

  • Non, ceci en vue d’éviter les doublons de factures. Le système ne permet pas d’entrer le même numéro à deux reprises.

  • Une fois que vous vous êtes inscrit sur le réseau, Tungsten vous permet d’envoyer des factures électroniques à tous les autres clients membres du réseau, sans aucun frais supplémentaire. Sur votre portail de fournisseurs, cliquez sur « Se mettre en relation avec un client » pour localiser rapidement les autres acheteurs.

  • Tungsten Network garde en mémoire les numéros de toutes les factures que vous envoyez à Upfield. Cela vous évite à vous, ainsi qu’à Upfield, d’envoyer des doublons. Votre facture devrait donc toujours avoir un numéro unique, par exemple 1/2013 et 1/2014 seront acceptés.

    • Envoyé : votre facture attend d’être validée par le système Tungsten
    • Acceptée : votre facture a été validée par Tungsten Network, mais n’a pas encore été reçue par le service AP d'Upfield
    • Échec : votre facture n'a pas été validée par Tungsten – veuillez vérifier les erreurs les plus fréquentes avant d’ouvrir un dossier (par ex., champ de BC)
    • Présentée : votre facture est prête à être transmise au département AP d'Upfield
    • Reçue : votre facture a été saisie dans le système du département AP d'Upfield, elle sera validée, puis traitée
    • Rejetée : votre facture n’a pas été validée par le service AP d'Upfield et a été rejetée ; vous allez recevoir des informations de rejet de la part d'Upfield par e-mail
    • Approuvé : votre facture a été publiée
    • Payée : votre facture a été payée
    • Exception : votre facture est étudiée par Upfield, vous pourrez être contacté pour y apporter des corrections / obtenir un avoir
  • Non. Pour connaître le statut précis de vos factures soumises, vous pouvez voir les mises à jour du statut des factures sur votre compte Tungsten Network.

  • Lorsqu’un fournisseur ou un acheteur s’enregistre sur le portail Tungsten, il doit nommer un administrateur. Pour connaître les détails sur l’administrateur, cliquez sur « Mon compte », puis sur « Mon Profil ». Les détails s’affichent au bas de l’écran.

    L’administrateur est la personne en mesure d’ajouter de nouveaux utilisateurs et de modifier les droits d’accès.

  • L'accès au service Tungsten, y compris au service Formulaire en Ligne, nécessite trois certificats de sécurité. De plus, chaque session est protégée par un chiffrement SSL 128 bits normalisé, à l’aide de certificats de serveur de classe 3 Verisign. Chaque facture créée est stockée dans l’archive sécurisée, protégée par les mesures de sécurité les plus récentes, vérifiées quotidiennement.

    Ainsi, seuls les utilisateurs autorisés peuvent se connecter au site, et une fois connectés, toutes les communications sont privées et les données sont entièrement sécurisées.

  • Vous continuerez d’échanger avec votre client dans la même langue. Vous devez continuer d’envoyer vos factures dans la même langue.

    Si vous avez besoin d’assistance, veuillez appeler le +44 (0) 870 165 7430. (Trouvez votre numéro d’assistance local)

    Ces numéros sont utilisés pour l’assistance relative à la facturation électronique Tungsten uniquement. Pour toute question relative aux paiements, merci de contacter votre référent habituel.

Questions relatives à l’inscription

  • À court terme, ce sera le moyen principal accepté par Upfield pour accepter les factures des fournisseurs.

  • Pour commencer à utiliser Tungsten Network, il vous suffit de vous inscrire à l'aide de la clé d'enregistrement fourni par votre client ou Tungsten. Une fois enregistrés, tous les fournisseurs utilisant cette option bénéficieront automatiquement de 52 transactions gratuites. À la date anniversaire de votre enregistrement (un an après l’enregistrement), nous réapprovisionnerons votre compte avec 52 nouvelles factures gratuites à utiliser au cours des 12 mois suivants.

  • Oui, au cours du processus d’enregistrement, vous devez accepter les conditions générales standards requises. Après cela, Upfield vous demande d’arrêter d’envoyer des factures papier (rejetées, le cas échéant) et de soumettre toutes vos factures via Tungsten Network.

  • Yes, regardless of the solution you choose, you will be required to accept Tungsten Network’s terms and conditions.

  • Non. Aucun logiciel ou matériel supplémentaire n’est requis. Pour envoyer des factures via Tungsten Network, vous avez uniquement besoin d’une connexion Internet.

  • Vous avez besoin de la configuration système minimale suivante : Microsoft Windows 98 deuxième édition, Linux ou Mac OS 9.2*.

    Navigateur requis : version 9 d'Internet Explorer et versions les plus récentes de Firefox, Chrome, Safari ou Opera.

  • Vous pouvez envoyer des factures directement depuis votre système de facturation, dans le format de votre choix. Pour ce faire, vous devez devenir fournisseur de solution intégrée dans Tungsten Network.
    Veuillez envoyer un e-mail à [email protected] pour commencer l'inscription.

  • Tungsten Network fournit deux niveaux de facturation électronique. Chaque solution inclut un nombre donné de factures gratuites chaque mois.

    Cliquez ici pour voir les options d'inscription.

  • Au même titre qu'Upfield ne rembourse pas les frais qu’occasionnent les factures papier des fournisseurs, il ne paie pas non plus l’envoi des documents au format électronique. La solution électronique se révèle néanmoins meilleur marché pour la plupart des entreprises. Outre l’aspect économique, vous profiterez de nombreux avantages : envoi immédiat des factures, confirmation de l’envoi des factures, statut des factures disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et création de rapports.

  • Upfield Invoice Instructions

    Envoyez une demande d’assistance ou créez un dossier pour notre équipe d’assistance et nous vous recontacterons dans les plus brefs délais.

    Veuillez décrire votre problématique en détail.

    Facultatif

    arrow