FAQ

En quoi la facturation électronique est-elle différente avec Tungsten Network ?

Tungsten Network n’est pas un simple fournisseur de technologies : nous sommes avant tout un prestataire de services. Nous proposons :

Une solution internationale : Tungsten Network permet aux organisations du monde entier d’échanger des factures électroniquement. Les entreprises bénéficient ainsi d’un système de facturation transfrontalier, d’un service client et d’un service d’inscription des fournisseurs internationaux.

Mise en œuvre experte : Tungsten offre une solution « prête à l’emploi », ce qui signifie qu’aucun matériel ou logiciel supplémentaire n’est nécessaire. Notre solution tire parti des processus et technologies existants, en utilisant les formats de données déjà établis.

L’équipe Tungsten Network en charge de la mise en œuvre et du mappage gère l’intégration avec votre infrastructure ainsi qu’avec les systèmes comptables de vos clients ou fournisseurs. Tungsten Network travaille avec des milliers de formats différents, parmi lesquels figurent tous les principaux systèmes comptables et ERP.

Bonnes pratiques d’inscription des fournisseurs : une campagne de facturation électronique réussie nécessite un haut niveau de participation de la part du fournisseur. Tungsten Network travaille en étroite collaboration avec les acheteurs autour de la gestion de leurs campagnes d’inscription des fournisseurs, avec une équipe dédiée qui fait appel à toute son expertise pour encourager activement l’inscription des fournisseurs. Cette équipe multinationale est capable d’apporter une assistance dans la langue locale tout en respectant la culture d’entreprise de chaque client.

« L’adoption des fournisseurs a toujours été pour nous un problème sensible. Il était évident qu’il nous serait difficile de défendre notre initiative sans attirer sur le réseau une proportion importante de nos fournisseurs. Mais notre campagne d’inscription a été couronnée de succès, au-delà même de nos attentes. » Computacenter.

Programme de consultation et de gestion des comptes : l’équipe de gestion dédiée au programme de Tungsten paramétrera le programme, tout en suivant les bonnes pratiques pour garantir un lancement réussi. Notre équipe de gestion de compte collabore avec vous pour s’assurer que vous avez atteint vos nouveaux objectifs et que les nouveaux services proposés se traduisent par un meilleur rendement et une rentabilité optimale.

Solution respectueuse de l’environnement : dématérialisez vos processus et réduisez votre empreinte carbone. Les solutions numériques offrent des alternatives plus stables financièrement et plus écologiques.

Qu’est-ce que Tungsten Network ?

Le réseau de facturation électronique Tungsten Network a été créé en 2000. Tungsten Network accélère le commerce international pour ses clients via les services suivants :

Tungsten Network : facturation électronique pour les chaînes d’approvisionnement connectées
Tungsten Network Analytics : information en temps réel pour de meilleures décisions d’achat
Tungsten Network Early Payment : financement de la chaîne d’approvisionnement pour la croissance des entreprises
Tungsten Network Workflow : service de recherche automatique des bons de commande, de statut des factures et bien plus encore

Est-il possible d’ajouter des collaborateurs sur mon compte ?

Oui. Accédez à « Mon compte » > « Utilisateurs » > « Visualiser vos utilisateurs et leurs droits ». Vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs, définir leurs droits sur le compte et transférer, le cas échéant, des droits d’administration.

Puis-je me mettre en relation avec plusieurs acheteurs ?

Oui, votre adhésion à Tungsten Network couvre plusieurs relations client.

Puis-je supprimer des factures ?

Oui, mais il est déconseillé de le faire car cette action aura également pour effet de supprimer les données de l’acheteur et de créer une certaine confusion. Il est recommandé d’émettre une note de crédit distincte (via la page « Créer une facture ») correspondant à la facture déjà envoyée afin de l’annuler.

Puis-je modifier ma facture après l’avoir envoyée ?

Non. Dans ce cas, vous êtes invité à émettre une note de crédit distincte (via la page « Créer une facture ») correspondant à la facture déjà envoyée afin de l’annuler. Vous devrez ensuite produire une nouvelle facture contenant les données de facturation modifiées.

Tungsten Network accepte-t-il les règlements par carte American Express ?

Oui. Tungsten accepte les règlements par carte American Express aussi bien pour les transactions Tungsten Network que pour le règlement des soldes de compte. Au moment du paiement, sélectionnez simplement « Amex » comme « Type de carte », puis suivez la procédure habituelle.

Tungsten Network accepte-t-il les règlements par virement bancaire ?

Les fournisseurs intégrés ont la possibilité de régler leurs comptes par virement bancaire. Accédez simplement au menu Ma société > Informations sur la société > Votre compte Tungsten, puis cliquez sur PAYER. Vous pourrez ensuite suivre les options pour obtenir les informations nécessaires concernant les règlements par virement bancaire.

Les fournisseurs Formulaire en ligne qui souhaitent effectuer des transactions Tungsten Network ne peuvent pas régler leurs achats par virement bancaire, mais doivent impérativement utiliser une carte de débit ou de crédit.

Comment télécharger un rapport pour mes factures ?

Vous pouvez créer et télécharger des rapports pour vos factures à l’aide des options figurant sous la section « Rapports » du menu d’entête. Les fournisseurs et les acheteurs disposent de différentes options pour les factures qu’ils ont respectivement envoyées et reçues. Vous pouvez utiliser cette section pour créer des rapports personnalisés.

Comment effectuer de nouvelles transactions ?

Les fournisseurs utilisant le formulaire en ligne peuvent acheter de nouvelles transactions via le portail Tungsten Network. La page d’achat de transactions Tungsten Network est accessible depuis le menu « Facturation » (qui contient également la page « Créer une facture »).

Comment réactiver mes factures ?

Vous pouvez réactiver uniquement les factures qui se trouvent à l’état « Échec ». Pour ce faire, accédez à la page « Statut de la facture », sous le menu « Facturation » (qui contient également la page « Créer une facture »). Dans la liste, choisissez une facture ayant échoué ou une note de crédit, puis cliquez sur l’icône « Visualiser les détails ». Sélectionnez « RÉACTIVER LA FACTURE ».

Comment accepter un bon de commande ?

Pour créer une facture à partir d’un bon de commande, vous devez accepter vos bons de commande en suivant les étapes ci-dessous :

1. Connectez-vous à votre compte.
2. Sélectionnez « Mes bons de commande » dans la section « Mon récapitulatif de bons de commande », cliquez sur « Nouveau ».
3. Recherchez / sélectionnez le bon de commande du client que vous souhaitez facturer, cliquez sur la coche verte ☑.
4. Vérifiez votre bon de commande avant de cliquer sur « Accepter le BC ».
5. Une fois votre bon de commande accepté, vous pourrez créer votre facture à partir de ce numéro de bon de commande. Vous devrez remplir le reste des détails de votre facture.

Comment ajouter un alias acheteur / code acheteur / identifiant acheteur ?

Pour ajouter un nouvel alias d’acheteur, veuillez suivre les étapes ci-dessous :

Connectez-vous à votre compte
Allez dans « Client » et cliquez sur « Relations client »
Choisissez votre client et cliquez sur l’icône « Modifier » en regard de votre client pour ajouter et enregistrer votre alias d’acheteur

Notre système est sensible à la casse et lira tous les identifiants / alias d’acheteur de votre fichier, lorsqu’ils seront téléchargés, exactement comme ils ont été saisis dans votre compte.

Comment puis-je ajouter un nouvel utilisateur à mon compte sur le portail de Tungsten Network ?

Pour ajouter un nouvel utilisateur à votre compte sur le portail Tungsten Network, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
1. Connectez-vous à votre compte
2. Cliquez sur le nom de votre entreprise (coin supérieur gauche)
3. Sur le côté gauche, sous « Ma société » > « Utilisateurs », cliquez sur « Afficher vos utilisateurs et leurs droits »

Comment changer mon mot de passe ?

Pour changer votre mot de passe, veuillez suivre les étapes ci-dessous :

Connectez-vous à votre compte en tant qu’Administrateur
Allez sur Mon compte
Cliquez sur « Mon profil »
Cliquez sur « Modifier le mot de passe »

Ici, vous pouvez modifier votre mot de passe. Remarque : vous devrez compléter de multiples champs d’authentification pour modifier votre mot de passe.

Comment modifier l’administrateur de mon compte sur le portail ?

Pour modifier l’administrateur de votre compte, veuillez suivre les étapes ci-après :

1. Connectez-vous à votre compte (en utilisant l’adresse e-mail et le mot de passe de l’administrateur car seul l’administrateur peut transférer les droits)
2. Cliquez sur le nom de votre entreprise (coin supérieur gauche)
3. Sur le côté gauche, sous « Ma société » > « Utilisateurs », cliquez sur « Afficher vos utilisateurs et leurs droits »
Sur cette page, vous pourrez modifier / supprimer des utilisateurs ou « transférer » les droits d’administrateur.

Comment consulter le statut de mes factures ?

La page de statut de la facture dans le portail vous indique où se trouve la facture et les étapes à suivre. Nous recevons des informations sur le statut de la part de certains acheteurs, mais pas de tous ; il est donc possible que votre facture ne présente pas tous les statuts indiqués ci-dessous. Le graphique de flux de travail sur la page de statut d’une facture vous indique si davantage d’informations seront disponibles.

Les statuts possibles sont :

Envoyée : ce statut ne s’applique qu’aux factures envoyées par l’intermédiaire de la page « Créer une facture ». Une fois envoyée, la facture est enregistrée et affiche ce statut jusqu’à ce qu’elle soit traitée
Acceptée : la facture a été traitée avec succès et est en attente de présentation à l’acheteur
Échec : la validation de la facture a échoué. La cause la plus courante est une erreur de traitement ou l’absence de données requises par le système, le pays ou l’acheteur
Rejetée : votre acheteur a rejeté la facture. Si votre acheteur a fourni des informations complémentaires, elles apparaîtront dans l’espace réservé au statut de la facture quand vous examinerez cette facture
Exception : votre acheteur a signalé un problème potentiel lié à cette facture, en cours d’investigation. S’il a fourni des informations complémentaires, elles apparaîtront dans l’espace réservé au statut de la facture quand vous examinerez cette facture
Présentée : la facture a été présentée à l’acheteur. Si l’acheteur n’a pas souscrit au service de statut de facture, vous ne recevrez plus d’autre mise à jour sur cette facture

Comment entrer en contact avec d’autres acheteurs ?

Les mises en relation peuvent s’effectuer depuis le portail Tungsten Network. À droite de l’écran d’accueil figure un champ de recherche contenant l’option « Rechercher vos clients… ». Il vous suffit de saisir le nom de votre client dans ce champ, de lancer une recherche et de sélectionner votre client dans la liste. Vous pouvez également vous rendre sur la page Mise en relation à l’aide des onglets du menu (Clients > Se mettre en relation avec un client) ou simplement vous connecter au portail et coller ce lien dans la barre d’adresses : https://portal.tungsten-network.com/Forms/Registration/AddCustomer

Comment se mettre en relation avec de nouveaux clients ?

Pour ajouter un nouveau client à votre liste de clients, nous avons besoin du numéro de compte Tungsten Network de votre client. Il ressemble à votre numéro de compte (il commence également par AAA).

Pour trouver le numéro de compte de votre client, veuillez suivre les étapes ci-après :
1. Connectez-vous à votre compte.
2. Cliquez sur l’onglet « Clients » et sur « Se mettre en relation avec un client ».
3. Dans le champ, tapez le nom de votre client et choisissez le bon lorsqu’il apparaît dans le menu déroulant.
4. Une fois terminé, veuillez cliquer sur « Se mettre en relation ». Cela informera automatiquement Tungsten et nous procéderons à la mise en relation. Une fois la connexion établie, vous recevrez un e-mail et vous pourrez commencer à envoyer vos factures électroniques à votre client.

Comment créer une facture / un avoir sur le portail Tungsten Network ?

Pour créer une facture, vous devrez suivre ces étapes simples :

Comment télécharger une facture Tungsten Network au format PDF ?

Ce document sera envoyé à vos contacts de facturation un mois avant l’échéance de règlement du compte. Il est également accessible depuis le portail Tungsten Network, via le menu Ma société > Informations sur la société > Votre compte Tungsten.

Comment savoir si ma facture a été acceptée ?

Ces informations sont disponibles sur la page « Statut de la facture », sous le menu « Facturation » (qui contient également la page « Créer une facture »).

Factures avec Tungsten Network :

Envoyée : votre facture est en attente de traitement
Acceptée : Tungsten Network a traité votre facture qui a été validée
Transmise : la facture est à votre disposition et peut être récupérée

Factures avec votre acheteur :

Reçue : l’acheteur a récupéré la facture et l’a saisie dans son système
Approuvée : l’acheteur a approuvé le paiement de la facture
Payée : l’acheteur a payé la facture

Statuts de facture exceptionnels :

Échec : Tungsten Network a essayé de traiter la facture mais elle ne satisfait pas à nos critères de validation
En attente : la facture est en attente jusqu’à la finalisation du processus d’approbation standard. Aucune action n’est demandée au fournisseur dans cette phase du traitement
Rejetée : l’acheteur a rejeté la facture
Exception : l’acheteur a constaté un problème potentiel au niveau de la facture

Comment gérer mes contacts dans le portail ?

Pour gérer vos contacts, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
1. Connectez-vous à votre compte
2. Cliquez sur le nom de votre entreprise (coin supérieur gauche)
3. Sur le côté gauche, sous « Ma société » > « Contacts », cliquez sur « Afficher et gérer vos contacts »

Comment modifier mes droits d’accès utilisateur ?

Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour pouvoir accéder à toutes les options de votre compte :

1. Connectez-vous à votre compte en tant qu’administrateur
2. Allez dans Mon compte
3. Cliquez sur Ma société
4. Cliquez sur Utilisateurs
5. Cliquez sur Afficher vos utilisateurs et leurs droits
6. Recherchez le nom approprié dans la liste des utilisateurs
7. Cliquez sur l’icône de modification en face de votre nom
8. Mettez à jour les détails et cochez la case « Autoriser la connexion à Tungsten Network »
9. Enregistrez les mises à jour
10. Faites défiler vers le haut et cliquez sur l’onglet Droits d’accès
Ici, vous pouvez sélectionner toutes les options que vous souhaitez rendre disponibles.

Comment créer un dossier d’assistance ?

Pour créer un dossier d’assistance, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
1. Connectez-vous à votre portail
2. Allez dans Aide et assistance
3. Cliquez sur « Créer un dossier d’assistance »

Comment supprimer une facture en échec de mon compte Solution intégrée ?

La seule façon de corriger une facture en « Échec » est d’envoyer une version corrigée de la facture avec le même numéro de facture. Cela écrasera le document précédent.

Si vous ne voulez pas qu’une facture en échec apparaisse dans votre rapport, vous pouvez ouvrir la facture en question et cliquer sur le bouton « Ne pas suivre » Cela ne changera pas le statut de la facture, mais l’empêchera d’apparaître dans vos statistiques.

Comment puis-je transférer des droits d’administrateur ?

Veuillez noter que seul l’administrateur (ainsi que Tungsten) peut transférer les droits, et non les utilisateurs.

Pour modifier les droits d’administrateur d’un compte, veuillez suivre les étapes ci-dessous :

Connectez-vous à votre compte (via l’adresse e-mail et le mot de passe de l’administrateur)
Cliquez sur le nom de votre entreprise (coin supérieur gauche)
Sur le côté gauche sous « Ma société » > « Utilisateurs », cliquez sur « Afficher vos utilisateurs et leurs droits »

Sur cette page, vous pourrez modifier / supprimer des utilisateurs ou « Transférer » des droits d’administrateur

Comment mettre à jour des informations de paiement bancaire ?

Pour mettre à jour vos informations de paiement bancaire sur votre compte, veuillez suivre les étapes ci-dessous :

Connectez-vous à votre compte
Cliquez sur le nom de votre entreprise dans le coin supérieur gauche
Sur le côté gauche, sous « Ma société » > « Informations sur la facture », cliquez sur « Informations sur le paiement »

Sur cette page, vous pouvez mettre à jour vos informations de paiement.

Comment consulter mes dossiers et y répondre ?

Faites glisser la souris sur l’onglet « Aide et assistance » en haut à droite de la page pour faire apparaître le menu, puis sélectionnez « Consulter vos dossiers ». Vos demandes en cours apparaissent sous forme de liste. Cliquez sur l’icône « Afficher » pour consulter les demandes et y répondre.

Comment ajouter ou mettre à jour les informations sur mon compte Tungsten Network ?

Vous pouvez mettre à jour ou modifier les informations relatives à votre compte Tungsten, telles que le nom de l’entreprise, l’adresse, vos propres informations d’utilisateur, vos coordonnées bancaires, ou même ajouter et supprimer des utilisateurs. Cela peut être fait à partir du menu du portail. Rendez-vous simplement sur votre compte. Le menu se situe dans le coin supérieur droit de la page d’accueil.

J’ai un compte Solution intégrée. Comment puis-je joindre un document à ma transaction ?

Remarque : tous les clients n’acceptent pas les pièces jointes. Si vous ne pouvez pas suivre les étapes ci-dessous, veuillez confirmer auprès de votre client qu’il accepte les pièces jointes via Tungsten Network. Chaque client a des exigences différentes en matière de configuration, de délai et de format qui peuvent impacter ces étapes. Si vous rencontrez des difficultés, vous pouvez toujours créer un dossier d’assistance Tungsten Network.

Si vous voulez ajouter un document à votre fichier, veuillez suivre les étapes ci-dessous :

1. Téléchargez le fichier auquel vous souhaitez ajouter la pièce jointe.
2. Attendez que le système traite le fichier et que son statut passe à « Acceptée ».
3. Dans votre compte sur le portail Tungsten Network, cliquez sur l’onglet Facturation.
4. Cliquez sur Factures en attente de pièces jointes.
5. Sélectionnez le fichier approprié dans la liste.

De là, vous pouvez ajouter les pièces jointes et les remettre à votre client.

J’ai plusieurs comptes, comment choisir celui qui envoie une facture ?

Après avoir cliqué sur « Créer une facture », un menu déroulant contenant l’un de vos noms de compte s’affiche. Il vous suffit de cliquer sur le menu pour sélectionner le bon compte.

Après avoir sélectionné le compte (numéro AAA), cliquez sur la section « client » pour sélectionner votre client (si vous ne trouvez pas votre client dans la liste et que vous voyez les clients de l’autre compte, fermez la liste et cliquez à nouveau sur la section « client »). Vous devriez pouvoir voir une plus grande liste et vos autres clients s’afficheront. En bas de la liste, cliquez sur « suivant » pour afficher la page suivante de la liste des clients.

J’ai envoyé une demande de suppression de ma facture mais je n’ai pas reçu de confirmation. Que dois-je faire ?

Veuillez noter que tous les acheteurs n’autorisent pas la suppression des factures. Certains exigent que vous émettiez des avoirs à la place. Vous devrez peut-être discuter avec votre acheteur pour vous assurer qu’il vous permet de supprimer les factures de notre système.

Si vous souhaitez qu’une facture soit supprimée, nous avons besoin de la confirmation écrite de votre client indiquant les factures spécifiques devant être supprimées.

Veuillez créer un dossier d’assistance dès que vous recevez la confirmation afin que nous puissions procéder à la suppression. Veuillez joindre la confirmation au dossier.

Comment retrouver une facture que j’ai réactivée ?

Lorsque vous réactivez une facture ou une note de crédit, une zone de notification verte apparaît pour vous indiquer que votre facture a été réactivée. Cette zone contient un lien qui vous permet d’accéder au nouvel emplacement de votre facture.

Vous pouvez également rechercher et modifier votre facture dans la liste des factures enregistrées de la page « Créer une facture ».

Y a-t-il une obligation d’imprimer ou d’enregistrer des copies papier des factures ?

Avec la facturation électronique de Tungsten Network, vous n’êtes aucunement obligé d’imprimer ou de conserver des copies papier de vos factures. Tungsten Network envoie les données de facturation au système comptable de l’acheteur, ainsi qu’un PDF avec signature numérique qui peut être utilisé à des fins de flux de travail et d’audit. Il s’agit de la facture conforme aux réglementations fiscales.

Mon client n’a pas reçu ma facture. Comment lui envoyer ma facture à nouveau ?

Pour éviter d’envoyer des factures en double, la procédure standard est d’obtenir une confirmation écrite de votre client pour toutes les factures devant être soumises à nouveau. Ensuite, nous pouvons facilement retraiter les factures pour vous.

Veuillez vérifier le statut de toutes les factures en question. Si le statut est « Présentée » et que votre client ne les trouve / voit pas, créez un dossier d’assistance.

Une fois que vous obtenez la confirmation de votre client, veuillez créer un nouveau dossier d’assistance et joindre l’e-mail (notamment les informations de facturation des factures n’ayant pas été reçues par votre client) afin que nous puissions procéder à un nouvel envoi.

Quand et comment suis-je payé ?

La date de paiement est fixée par l’acheteur et Tungsten ne sait pas quand le paiement sera envoyé. Le fournisseur doit renvoyer cette requête à son acheteur.
En termes de mode de paiement, l’acheteur envoie généralement le paiement via les informations bancaires que le fournisseur affiche sur ses factures.

Le fournisseur peut également mettre à jour les coordonnées bancaires en suivant les instructions ci-dessous :

1. Dans le portail, cliquez sur « Votre compte » situé dans le coin supérieur droit
2. Dans la section « Informations sur la facture », cliquez sur « Informations sur le paiement »
3. Cliquez sur l’onglet « Payer à : informations bancaires »
4. Ajoutez / modifiez le compte bancaire.

Quand et où puis-je obtenir ma facture pour l’achat de transactions ?

Lorsque vous achetez des transactions Tungsten Network pour un compte Formulaire en ligne, un e-mail de confirmation est envoyé à l’adresse que vous utilisez pour vous connecter à ce compte une fois les transactions achetées. Vous recevrez ensuite un message de confirmation contenant un code de référence de transaction.

Vous pouvez également consulter l’historique de vos transactions sur la page d’achat de transactions Tungsten Network accessible depuis le menu « Facturation » (qui contient également la page « Créer une facture »). L’historique de vos achats de transactions apparaît à droite de la page.

Où trouver mon numéro de compte ?

Cliquez sur le nom de votre société en haut à gauche du portail Tungsten Network ; votre numéro AAA figure au bas de la page « Informations sur la société ». Sinon, cliquez sur la section « Aide et assistance » en haut à droite. Votre numéro AAA apparaît dans la zone « Informations utiles » située à gauche de la page.

Où puis-je consulter mes bons de commande ?

Une fois connecté au portail Tungsten Network, sélectionnez « Mes bons de commande » dans le menu d’entête.

Comment puis-je utiliser la facturation électronique pour rationaliser les processus ?

La facturation électronique via Tungsten Network rationalise le processus complexe de facturation. Cela permet aux fournisseurs d’envoyer rapidement et facilement des données de facture, tout en utilisant leurs systèmes et formats de données actuels. L’acheteur reçoit les données directement dans son système comptable, supprimant ainsi la saisie manuelle. En outre, étant donné que Tungsten Network peut définir des règles de fonctionnement, comme exiger un numéro de bon de commande, plus la peine de courir après des informations manquantes.

Les fournisseurs tireront profit du fait que les factures peuvent être traitées et donc être payées plus rapidement. Cela améliore non seulement les relations professionnelles, et permet aux entreprises de gérer leur flux de trésorerie, mais aussi de négocier des paiements plus rapides. Les bons de commande peuvent être convertis en factures en un clic, permettant ainsi d’économiser énormément de temps. Il est également possible d’avoir une totale visibilité sur le processus de facturation grâce au service de statut en temps réel de vos factures.

Les images de factures sont automatiquement stockées dans les archives de Tungsten Network, où elles peuvent être consultées par tous les clients autorisés à le faire.

Les acheteurs ayant suivi nos conseils de bonnes pratiques ont réalisé : l’inscription de 50 % des fournisseurs de la base de fournisseurs ciblée en six mois ; un retour sur investissement dans les six mois qui est habituellement atteint en un an ; et des coûts réduits de 60 %.

Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons rationaliser vos processus.

Comment les Comptes fournisseurs bénéficient-ils de la facturation électronique ?

L’équipe des Comptes fournisseurs tire profit de la suppression des factures papier. Les données sont envoyées électroniquement, directement dans votre système comptable – plus la peine de les saisir manuellement :

Les données de facturation sont vérifiées selon les règles commerciales. Plus besoin de courir après les numéros de bons de commande manquants
Les factures signées électroniquement reçues peuvent être utilisées à des fins de flux de travail et d’audit
Envoi garanti et statut de la facture disponible via le portail Tungsten Network – pas besoin de gérer des appels de fournisseurs cherchant leur facture
Permet à l’équipe de se concentrer davantage sur des tâches à valeur ajoutée
Réduit les coûts de traitement de facturation, généralement de 60 %

Comment la facturation électronique bénéficie-t-elle à l’environnement et à mes objectifs CSR ?

Quand la facturation électronique avec Tungsten Network remplace le papier, les bénéfices sur l’environnement sont immédiats.

En plus de réduire la consommation de papier, l’énergie liée à la distribution, au stockage et à l’élimination des factures papier, n’est plus gaspillée. Si on tient compte du nombre de factures échangées en Europe uniquement, on estime que 762 383 tonnes de papier (représentant presque 13 millions d’arbres) seraient économisées si les factures étaient envoyées électroniquement. Cette économie suffirait à approvisionner 381 000 foyers en énergie pendant un an et à supprimer plus de 1,8 million de mètres cubes de déchets.

Quels sont les avantages d’Analytics du point de vue des acheteurs ?

L’analyse des campagnes permet aux acheteurs d’accéder à des informations, représentées par zone géographique, sur le niveau d’adoption de la facturation électronique lié à une campagne d’intégration des fournisseurs. Cette visibilité peut se révéler utile pour cibler des ressources.

L’analyse du portail décompose l’activité utilisateur de vos fournisseurs sur le portail Tungsten Network.

L’analyse des dépenses permet d’étudier les tendances d’approvisionnement et de rechercher des situations de variation des prix afin d’identifier toute opportunité de réaliser des économies.

Les analyses de dépense sont proposées à trois niveaux :

Gratuite : ce service donne accès aux meilleures tendances, offre une vue d’ensemble de vos dépenses au fil des jours, notamment une analyse des devises et des fournisseurs avec lesquelles vous dépensez le plus.

Payante : une analyse plus détaillée de vos schémas de dépense pour pouvoir identifier des produits identiques à des prix différents.

Premium : une analyse complète, allant de l’identification de la différence des prix à la détection d’une répartition potentiellement incorrecte des impôts sur les factures pour faciliter la réclamation de la TVA. La version Premium vous donne une vue complète de vos dépenses d’approvisionnement. Selon nos études, un acheteur moyen peut, grâce à cet outil, réduire ses dépenses d’approvisionnement annuelles de 1 à 4 %.

Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les acheteurs ?

La facturation électronique offre de nombreux avantages :

Supprime complètement le traitement de document papier
Augmente de manière significative la qualité des données (pas de saisie manuelle des données ni reconnaissance optique de caractères)
Pas de factures perdues (toutes les factures sont émises directement dans les Comptes fournisseurs ou dans le système de flux de travail)
Amélioration de l’établissement des rapports et de la visibilité
Meilleure opportunité pour bénéficier de Tungsten Early Payment à prix réduit
Meilleure relation avec les fournisseurs

En outre, les membres de Tungsten Network profitent de nos conseils en matière de bonnes pratiques et de notre expertise :

Seul vrai fournisseur au réseau mondial
Inscription des fournisseurs aux bonnes pratiques – nous engageons nos fournisseurs de manière proactive dans le réseau
Meilleure gestion de programmes et de comptes – succès garanti dès la mise en œuvre tout au long du programme
Mise en œuvre et mappage sur mesure pour garantir que les systèmes existants des acheteurs et des fournisseurs s’intègrent correctement dans Tungsten Network
Pas besoin d’installer de matériel ou de logiciel supplémentaire, Tungsten Network offre un service de gestion intégrale

En suivant les conseils relatifs aux bonnes pratiques, les clients ont obtenu :

L’inscription de 50 % des fournisseurs de la base de fournisseurs ciblée en 6 mois
Un retour sur investissement dans les 6 mois, généralement atteint en un an
Des coûts réduits généralement de 60 %

Contactez-nous pour en savoir plus sur les avantages de la facturation électronique avec Tungsten Network pour votre entreprise.

Quels sont les avantages de Workflow du point de vue des acheteurs ?

L’atout principal de Tungsten Network Workflow est qu’il s’agit d’une solution clé en main capable de s’adapter aux besoins du client, contrairement à une solution personnalisée à partir de rien. Cette approche permet de réduire de plusieurs semaines la durée de mise en œuvre de la solution, tout en simplifiant son intégration en temps réel avec des logiciels externes comme SAP. Ses fonctions de mise en correspondance automatique des bons de commande et de traitement avancé des exceptions contribuent à améliorer la précision des données, et par conséquent à enrichir la relation entre l’acheteur et le fournisseur.

Comment puis-je utiliser la facturation électronique pour rationaliser les processus ?

Les images de factures sont automatiquement stockées dans les archives de Tungsten Network, où elles peuvent être consultées par tous les clients autorisés à le faire.

Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons rationaliser vos processus.

Comment les Comptes débiteurs bénéficient-ils de la facturation électronique ?

L’équipe Comptes débiteurs bénéficie d’une présentation rapide et garantie des factures ;

Permet à vos clients de traiter plus rapidement vos factures en vue de leur paiement
Pas de temps perdu à courir après des factures « perdues »
Possibilité de suivre le statut de la facture via le portail Tungsten Network. La validation des factures garantit que toutes les données de facturation requises soient soumises pour la première fois
Utilisation des archives de factures pour accéder aux factures soumises à des fins de reporting et d’audit

« Au niveau le plus simple, l’envoi d’une facture par voie électronique nous coûte moins cher que l’envoi de factures par la poste, mais il existe d’autres éléments encore plus avantageux. Nos factures sont garanties et envoyées rapidement, et les requêtes sont enregistrées plus rapidement, ce qui résulte en un paiement sans délai. » Contrôleur financier, Poulten & Graf

Comment la facturation électronique bénéficie-t-elle à l’environnement et à mes objectifs CSR ?

Quand la facturation électronique avec Tungsten Network remplace le papier, les bénéfices sur l’environnement sont immédiats.

Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les fournisseurs ?

La facturation électronique offre de nombreux avantages :

Supprime complètement le traitement du papier, l’impression, les enveloppes et les courriers électroniques
Les factures sont envoyées directement dans les systèmes des acheteurs
Le traitement plus rapide des factures et des approbations offrent des chances de paiement plus rapide
Pas de facture perdue
Amélioration de l’établissement des rapports et de la visibilité
Meilleure relation avec les clients

En outre, les membres de Tungsten Network profitent de nos conseils en matière de bonnes pratiques et de notre expertise :

Seul vrai fournisseur au réseau mondial
Meilleure gestion de comptes – succès garanti dès la mise en œuvre et tout au long du programme
Mise en œuvre et mappage sur mesure pour garantir que les systèmes existants des acheteurs et des fournisseurs s’intègrent correctement dans le Tungsten Network
Pas besoin d’installer de matériel ou de logiciel supplémentaire, Tungsten Network offre un service de gestion intégrale

Contactez-nous pour en savoir plus sur les avantages de la facturation électronique avec Tungsten Network pour votre entreprise.

Quels sont les avantages de Tungsten Early Payment du point de vue des fournisseurs ?

Les fournisseurs ayant accès à la solution Early Payment n’ont plus à attendre le règlement par les clients des sommes dues au titre de produits et/ou services déjà fournis. Vous pouvez recouvrer les sommes qui vous sont dues à la date de votre choix, de manière à mieux maîtriser votre flux de trésorerie. Une injection de trésorerie soigneusement rythmée présente de nombreuses applications métiers, avec notamment la possibilité de satisfaire une commande particulièrement volumineuse ou d’effectuer vos propres paiements imminents.

Quels sont les avantages de Tungsten Network Global Payments du point de vue des fournisseurs ?

Avec Global Payments, les fournisseurs peuvent s’épargner les frais de change qui pèsent lourdement sur leur chiffre d’affaires, et réduire ainsi leurs frais de virements bancaires à hauteur de 90 %. Adopté par des géants mondiaux comme Amazon ou Airbnb, Payoneer offre également en soi un moyen de réception de paiements extrêmement sécurisé.

Les factures électroniques sont-elles conformes aux réglementations locales concernant les impôts et la TVA ?

Oui, la facturation électronique de Tungsten Network est conforme aux règlementations locales concernant les impôts et la TVA. Nous travaillons avec PwC pour assurer notre conformité aux règlementations fiscales et relatives à la facturation électronique.

Les acheteurs et les fournisseurs sur Tungsten Network reçoivent une image PDF de la facture avec signature numérique. Il s’agit de l'image de la facture conforme aux règlementations fiscales. L’acheteur peut l'utiliser à des fins de flux de travail et d'audit.

Les membres de Tungsten Network peuvent stocker le PDF avec signature numérique sur leurs propres archives électroniques, ou peuvent y accéder 24 h/24 et 7 j/7 dans les archives de Tungsten Network.

Contactez-nous pour parler de notre conformité globale plus en détail.

Peut-on envoyer des factures électroniques dans des pays différents ?

Oui, Tungsten Network étant global, les membres peuvent échanger des factures dans le monde entier. Tungsten Network se conforme aux règlementations fiscales locales, ce qui facilite vos démarches de conformité. Du fait que nous travaillons avec PwC, nous assurons notre conformité aux règlementations fiscales et celles régissant les facturations en Europe, en Amérique du Nord et en Asie Pacifique.

Contactez-nous pour parler de notre conformité globale plus en détail.

Dois-je me procurer un nouveau matériel ou logiciel pour utiliser la facturation électronique ?

Non. Si vous utilisez Tungsten Network, vous n’avez pas besoin d’investir dans un logiciel ou matériel supplémentaire. Les équipes de mise en œuvre et de mappage s’occupent également de l’intégration à votre place. Elles travaillent avec vous et les systèmes comptables et bases de données actuels de vos fournisseurs ou clients pour garantir une transition fluide.

Comment les petits fournisseurs peuvent-ils également utiliser la facturation électronique ?

Avec la facturation électronique de Tungsten Network, les petits fournisseurs peuvent aussi envoyer des factures électroniques. Les fournisseurs n’ayant pas de système de facturation ou n’envoyant pas assez de factures pour justifier une solution intégrée peuvent utiliser le formulaire en ligne. Accessible 24h/24, 7j/7 via le portail Tungsten Network, les fournisseurs se connectent simplement sur leur compte et créent leur facture en ligne. Les données sont soumises à leurs clients via Tungsten Network et subissent les mêmes vérifications que celles de la solution intégrée.

Les clients qui utilisent le formulaire en ligne bénéficient quand même de l’établissement de rapport, de l’assistance et ont accès aux archives de factures via le portail en ligne sécurisé.

« En tant que petite entreprise, il est essentiel pour nous d’être payé rapidement. Tungsten Network nous facilite ainsi la tâche en nous informant que nos factures ont été émises avec succès et qu’elles sont en train d’être traitées par notre client. Envoyer des factures en ligne en utilisant Tungsten Network est simple et sécurisé. En outre, nous sommes sûrs que l’un de nos précieux clients obtiendra entière satisfaction, ce qui est le plus important. » Fondateur de Glenammer, Engineering L

Qu’est-ce qu’une signature numérique ?

La signature numérique apporte à un acheteur la preuve qu’une facture a été légitimement envoyée par le fournisseur désigné sur la facture. Les signatures numériques servent à démontrer l’authenticité de l’origine d’une facture, de même que l’intégrité des données du document d’origine. Les signatures Tungsten Network sont émises par TrustWeaver et sont horodatées.

Il est nécessaire de vérifier toutes les signatures de facture avant la poursuite de leur traitement de manière à clore la piste d’audit ; cette tâche peut cependant être confiée à Tungsten Network sous réserve, le cas échéant, de l’accord explicite du client.

Qu’est-ce que l’EBPP ?

L’EBPP signifie « Electronic Bill Presentment and Payment » (Présentation et paiement de la facture électronique). Il s’agit simplement de la transmission intégrée des factures pour la présentation au paiement et la réalisation du processus de paiement.

Pour définir l’EBPP, on peut également utiliser les termes facturation électronique ou e-facturation. Ces termes identifient généralement le « fournisseur » comme étant le principal initiateur du service. Envoyer des factures à plusieurs de leurs clients (acheteurs) en utilisant le même processus.

Les solutions EBPP permettent aux fournisseurs et aux acheteurs d’échanger électroniquement des données de facture afin qu’elles soient présentées et que leurs paiements soient traités. Parmi les avantages d’utiliser un système EBPP tel que le Tungsten Network pour les Comptes débiteurs et les Comptes fournisseurs se trouvent la suppression du traitement manuel, une meilleure visibilité du flux de trésorerie et l’accès à une archive sécurisée.

Qu’est-ce que l’EIPP ?

L’EIPP signifie « Electronic Invoice Presentment and Payment » (Présentation et paiement de la facture électronique). Il s’agit simplement du processus par lequel les acheteurs et les fournisseurs échangent et gèrent leurs factures en utilisant des solutions telles que Tungsten Network.

Pour définir l’EIPP, on peut également utiliser les termes « facturation électronique » ou « e-facturation ». Ces termes identifient généralement l’acheteur comme étant le principal initiateur du service, recevant leurs factures de plusieurs fournisseurs, via le même processus.

Les solutions EIPP permettent aux acheteurs et aux fournisseurs d’échanger électroniquement des documents financiers (pas uniquement des factures, mais aussi des bons de commande, des avis de remise, etc.), et de gérer le traitement de ces documents de manière rapide et sécurisée en ligne. Parmi les avantages d’utiliser un système EIPP tel que le Tungsten Network pour les Comptes débiteurs et les Comptes fournisseurs se trouvent la suppression du traitement manuel, une meilleure visibilité du flux de trésorerie et l’accès à une archive sécurisée.

Qu’est-ce que P2P ?

P2P est l’abréviation de Purchase-to-Pay (ou Procure-to-Pay). Il suit le processus complet de l’achat de marchandises par un acheteur jusqu’au paiement reçu par le fournisseur.

Il existe beaucoup de solutions assistant la rationalisation de ce processus notamment les outils d’achat en ligne, l’émission des bons de commande, la facturation électronique, les solutions de flux de travail et les paiements électroniques.

Tungsten Network s’associe à de nombreuses organisations leader afin de proposer les meilleures solutions pour répondre aux besoins de tous les clients.

Qu’est-ce que le système d’archivage électronique Tungsten Network ?

Tungsten Network stocke toutes les factures envoyées sur le réseau de facturation électronique dans les archives de factures. Tous les membres du réseau peuvent accéder à ces archives 24 h/24 et 7 j/7 en se connectant sur le portail Tungsten Network. Les factures sont stockées de manière séquentielle et peuvent faire l’objet d’une recherche à tout moment. Pendant toute la durée de stockage des factures dans les archives électroniques, Tungsten Network garantit leur lisibilité et les protège contre tout accès non autorisé.

Quels sont les partenaires de Tungsten Network pour les questions liées à la conformité ?

PricewaterhouseCoopers est le conseiller fiscal de Tungsten Network. Tungsten Network fait appel aux services d’organisations PwC locales pour communiquer avec les autorités fiscales locales compétentes afin d’obtenir la garantie que ses produits reflètent les conventions fiscales les plus récentes.

TrustWeaver apporte sa signature numérique sur nos factures. TrustWeaver fournit des outils qui facilitent la conformité et la vérifiabilité des documents et processus commerciaux grâce à de nouvelles solutions basées sur les signatures électroniques.

Vous indiquez être « conforme aux normes dans 48 pays ». Qu’en est-il des autres pays ?

Dans ce cas, Tungsten ne sera pas en mesure de produire une facture électronique valide sur le plan juridique et signée numériquement par TrustWeaver. Tungsten vous proposera alors une image de flux de travail de la facture contenant toutes les informations pertinentes, mais que vous ne pourrez pas utiliser comme document légal à des fins d’audit ou de remboursement de TVA.

Puis-je obtenir une copie du fichier fatturaXML ?

Vous pouvez y accéder via les archives Tungsten Network.

Puis-je envoyer mes factures à plus d’un intermédiaire SdI ?

Il est courant pour les entreprises d’avoir plus d’un intermédiaire, mais il est essentiel que chaque facture ne soit soumise qu’une seule fois. Pour éviter de créer des factures en double, veuillez vous assurer que les factures envoyées via Tungsten Network ne sont pas également envoyées à un autre intermédiaire, et vice versa.

Pour vous renseigner sur l’envoi de toutes vos factures via un seul prestataire de services, veuillez contacter [email protected]

Tungsten Network peut-il envoyer des factures transfrontalières au SdI ?

Ce n’est pas une obligation légale d’envoyer des factures transfrontalières au SdI. Par conséquent, nous n’enverrons pas ces factures au SdI par défaut, mais la solution intégrale pour les comptes débiteurs de Tungsten Network peut prendre cela en charge.

Pour vous renseigner sur l’envoi de toutes vos factures via un seul prestataire de services, veuillez contacter [email protected]

Peut-on utiliser Tungsten Network pour envoyer des factures transfrontalières ?

Oui. Veuillez continuer à envoyer les factures transfrontalières via Tungsten Network de la manière habituelle. Nous veillerons à ce que vos clients continuent de les recevoir normalement.

Dois-je utiliser l’archivage spécial de Tungsten Network ?

Les archives spéciales sont conformes aux réglementations spécifiques en Italie, donc Tungsten Network les recommande, mais le choix vous appartient. Pour les fournisseurs qui choisissent de ne pas y adhérer, les images des factures seront stockées dans les archives Tungsten Network standard.

Dois-je envoyer des factures à la fois à Tungsten Network et au SdI ?

Non, Tungsten Network est un intermédiaire enregistré du SdI et envoie toutes les factures nationales en Italie au SdI à votre place. Pour éviter de créer des factures en double, vous ne devez envoyer que des factures à votre client que via Tungsten Network.

Tungsten Network a déjà partagé une mise à jour des conditions générales avec votre entreprise. Si vous souhaitez une copie de la mise à jour juridictionnelle, veuillez envoyer un e-mail à [email protected] et nous la partagerons avec vous en italien ou en anglais.

Mon client s’attend-il à ce que je continue à envoyer des factures via Tungsten Network ?

Oui. Sauf indication contraire explicite de votre client, veuillez continuer à envoyer vos factures via Tungsten Network. Tungsten offre des fonctionnalités et un rendement qui ne sont pas disponibles pour votre client si vous utilisez un autre processus.

Tungsten Network crée-t-il des numéros de facture séquentiels ?

Tungsten prend en charge les numéros de facture séquentiels, mais nous ne les fournissons pas. Le fournisseur fournit le numéro de facture, mais Tungsten Network n’autorisera pas les numéros en double.

Comment savoir si le SdI a accepté ou rejeté ma facture ?

Vous pouvez consulter le statut de vos factures sur la page Statut de la facture de la manière habituelle.

Comment Tungsten Network se compare-t-il face à d’autres fournisseurs ou facture-t-il directement le SdI ?

Tungsten Network est plus qu’un intermédiaire pour le SdI, nous offrons un service de facturation électronique global comprenant des fonctionnalités et une rentabilité qui ne sont pas disponibles pour vous ou votre client si vous utilisez un processus à part.

Veuillez consulter le tableau ci-dessous pour voir un aperçu des avantages de l’envoi de vos factures via Tungsten Network au lieu de les envoyer directement au SdI.

SdI Direct	Tungsten Network
		Validation de facture spécifique à votre client
		Validations pour s’assurer que votre facture est conforme
		Service de statut des factures via le portail de Tungsten Network
		Données directement dans votre système ERP
		Comment convertir des bons de commande en factures
		Options adaptées à votre entreprise : portail en ligne ou intégration directe

Mon compte est-il prêt ?

Oui. Veuillez continuer à envoyer les factures de la manière habituelle. Si vous rencontrez des difficultés, veuillez contacter l’assistance.

Y a-t-il un risque à avoir plus d’un intermédiaire ?

Tant qu’il n’y a pas de doublon, il n’y a aucun risque. Pour éviter de créer des factures en double, veuillez vous assurer que les factures envoyées via Tungsten Network ne sont pas également envoyées à un autre intermédiaire, et vice versa.

Pour vous renseigner sur l’envoi de toutes vos factures via un seul prestataire de services, veuillez contacter [email protected]

Tungsten Network est-il enregistré comme intermédiaire SdI ?

Oui, Tungsten Network est enregistré comme intermédiaire légal du SdI.

Mon client chez Tungsten Network m’a fourni son code de destination. Puis-je simplement envoyer les factures à un autre fournisseur et citer ce code ?

Comme décrit ci-dessus, sauf indication contraire explicite, votre client attend de vous que vous continuiez à envoyer des factures via Tungsten Network. Tungsten offre des fonctionnalités et un rendement qui ne sont pas disponibles pour votre client si vous utilisez un autre processus.

Que se passe-t-il si je choisis de ne pas adhérer au système d’archivage Tungsten Network ?

Les images PDF de votre facture seront stockées dans le système d’archivage standard de Tungsten Network. Vous devrez également les archiver conformément à la réglementation fiscale italienne.

Qu’est-ce qui a changé pour moi fiscalement depuis le 1er janvier 2019 ?

Depuis le 1er janvier 2019, toutes les factures nationales italiennes doivent être soumises au SdI pour validation. Tungsten Network est un intermédiaire SdI légal et est obligé par la loi d’envoyer vos factures au SdI pour validation.

Sauf indication contraire explicite, votre client s’attend à ce que vous continuiez à envoyer les factures via Tungsten Network de la manière habituelle. Pour éviter de créer des factures en double, vous ne devez envoyer que des factures à votre client que via Tungsten Network.

Qu’est-ce qui a changé pour moi techniquement depuis le 1er janvier 2019 ?

Il n’y a aucun changement technique qui s’applique dans la façon dont vous envoyez vos factures via Tungsten Network. Tungsten Network enverra vos factures au SdI pour validation, mais aucune modification technique n’est requise de votre part.

Si vous rencontrez des difficultés, veuillez contacter l’assistance.

Qu’est-ce que le système d’archivage spécial de Tungsten Network en Italie ?

L’archive spéciale stocke une image de facture PDF signée numériquement dans les archives TrustWeaver afin de se conformer à la réglementation spécifique en Italie, qui est entrée en vigueur le 11 avril 2017.

Les factures sont collectées le premier week-end de chaque mois, date à laquelle l’utilisateur pourra les voir répertoriées dans les archives spéciales. L’archive spéciale est facturée aux taux d’archivage standard.

Pourquoi Tungsten Network envoie-t-il mes factures au SdI ?

Tungsten Network est obligé par la loi de créer une facture électronique conforme aux réglementations fiscales pour chaque transaction nationale qu’il traite. Cela fait partie des conditions générales que vous avez signées lors de la création de votre compte Tungsten Network.

Depuis le 1er janvier 2019, les factures nationales italiennes doivent être créées en tant que fatturaXML et envoyées au SdI pour validation. Tungsten Network suit donc ce processus précis.

Est-ce Tungsten Network ou le fournisseur qui crée la facture ?

Si le fournisseur est dans un État conforme ou envoie une facture de services, Tungsten Network créera une facture légale.

Les fournisseurs envoient leurs données de facturation à Tungsten Network, et nous créons la facture légale pour eux. Tungsten envoie ensuite la facture et un fichier de données plus large à l’acheteur, en fonction des exigences particulières de l’acheteur. Une version PDF de la facture légale, signée électroniquement par TrustWeaver, est ensuite stockée de manière sécurisée dans les archives électroniques de Tungsten Network à des fins d’audit.

Si j’émets des factures d’un État différent de l’État d’où mes marchandises sont expédiées, et qu’un seul des États est conforme, Tungsten Network peut-il créer une facture légale ?

En cas de divergence entre les valeurs « facture de l’État » et « expédié depuis l’État », l’État à partir duquel les marchandises ont été expédiées est prioritaire car les validations fiscales dépendent du champ « expédié depuis l’État ». Par conséquent, si vous expédiez des marchandises d’un État conforme, Tungsten Network sera toujours en mesure de créer une facture légale signée numériquement. Si les marchandises ne sont pas expédiées d’un État conforme, Tungsten ne pourra fournir qu’une image de flux de travail de la facture.

Si j’émets des factures d’un État différent de l’État d’où mes marchandises sont expédiées, quelles règles spécifiques à l’État s’appliquent ?

Comme pour les validations fiscales, les champs et règles obligatoires spécifiques à l’État sont régis par « l’expédition depuis l’État » plutôt que par la « facture depuis l’État » lorsqu’ils diffèrent.

L’Inde a changé son système fiscal en 2017. En quoi cela va-t-il affecter ma facturation avec la nouvelle taxe sur les produits et services (TPS) ?

Le service Tungsten Network a été mis à jour quand la TPS a été mise en œuvre en Inde pour permettre ce nouveau système de taxation. La TPS signifie que Tungsten peut créer des factures légales signées numériquement pour les fournisseurs indiens dans les 29 États, au lieu de seulement huit.

Tungsten Network est-il conforme dans les 29 États indiens ?

Chaque État en Inde a sa propre législation en matière de TVA et, par conséquent, des règles et réglementations régies par les États sur les factures de TVA. Cependant, la fiscalité des services est collectée de manière centralisée : Tungsten Network a donc pu assurer la conformité des factures de services à l’échelle nationale. Par conséquent, Tungsten est conforme dans les 29 États pour les clients envoyant des factures de services et de fabrication.

Pour les clients envoyant des factures de marchandises, Tungsten est conforme dans 8 États :

Chandigarh
Delhi
Himachal Pradesh
Karnataka
Maharashtra
Pendjab
Rajasthan
Bengale-Occidental

Qu’en est-il si les fournisseurs envoient des factures « mixtes » concernant à la fois des biens et des services ?

La TVA / CST a priorité sur la législation fiscale sur les services. Par conséquent, Tungsten Network ne peut pas créer une facture légale signée numériquement si la facture est émise à partir d’un État non conforme ou si les marchandises relatives à la facture ont été expédiées à partir d’un État non conforme. Dans ces cas de figure, Tungsten Network émet une image de flux de travail uniquement.

Lorsque la facture mixte est émise à partir d’un État conforme et que les marchandises ont été expédiées à partir d’un État conforme, Tungsten est en mesure de créer une facture légale.

Qu’en est-il si les fournisseurs envoient des factures d’un État non conforme ?

Dans ce cas de figure, au lieu de créer une facture légale signée numériquement, Tungsten Network crée une image de flux de travail uniquement.

Quels types de taxation y a-t-il en Inde ?

Il existe quatre types de taxation indirecte en Inde :

TVA : taxation interétatique sur les marchandises - Factures de marchandises
CST : taxation intraétatique sur les marchandises - Factures sur les marchandises
CENVAT : taxation centralisée de la production - Factures liée à la production
Service : taxation centralisée des services – Factures de service

Tungsten Network crée-t-il mon CFDI ou dois-je télécharger un CFDI créé précédemment ?

Le prestataire de certification agréé crée le document CFDi légal, conformément aux exigences de l’administration fiscale mexicaine. Network ne crée pas le CFDi. Nous vérifions simplement les éléments individuels du document juridique.

Comment transmettre mes données à Tungsten Network ?

Les fournisseurs de formulaires en ligne téléchargent leurs fichiers XML CFDi sur le portail Tungsten Network sur la page « Créer une facture ». Ces fournisseurs doivent ensuite remplir manuellement les champs spécifiques à l’acheteur. (Les addenda)
Les fournisseurs intégrés transmettent leurs données CFDi directement à Tungsten Network depuis leurs systèmes comptables. Ces fournisseurs doivent ensuite fournir des addenda – il s’agit d’une section non fiscale du CFDi qui contient les exigences spécifiques à l’acheteur.

How is a CFDI validated?

Formulaire en ligne :

Once a CFDI has been submitted they will follow the usual Tungsten Network process, where the Supplier will receive both an email acknowledgement and portal update, and if the invoice data passes validation a transaction number will be created.

Parallèlement, un fichier comprenant toutes les informations spécifiques au pays (codes des fournisseurs, noms des entreprises, adresses, informations de paiement, etc.) sera généré pour Buzón e.

Enfin, Tungsten Network crée et fournit les livrables (l’image de flux de travail et le fichier de données) à l’acheteur, et Buzón e génère la facture légale, stockée dans le système d’archivage électronique Tungsten Network et disponible 24 h/24, 7 j/7 si le client souscrit au service d’archivage.

Intégré :

Buzón e will validate CFDIs in the first instance, ensuring that the document meets the requirements of the Mexican Tax Authority.

Une fois cette procédure achevée, Tungsten Network se soumet aux autres contrôles de validation correspondant aux exigences de facturation de l’acheteur concerné.

Lorsque les deux séries de contrôles de validation aboutissent à des résultats concluants, Tungsten Network crée et fournit les livrables (l’image de workflow et le fichier de données) à l’acheteur, et Buzón e génère la facture légale, stockée dans le système d’archivage électronique Tungsten Network et disponible 24 h/24, 7 j/7 si le client souscrit au service d’archivage.

Quelles sont les exigences en matière de facturation électronique pour le Mexique ?

Toutes les factures de fournisseurs basés au Mexique sur Tungsten Network doivent être créées dans un format électronique spécifique : le CFDi. Les CFDI sont créés par des prestataires de service tiers, appelés PAC.

En vertu des exigences fiscales au Mexique, les acheteurs recevant des CFDi de ces fournisseurs sont tenus de confirmer qu’ils sont dans un format CFDi valide, généré par un prestataire de certification agréé autorisé, de la part d’un fournisseur non inscrit sur la liste noire. En cas d’audit, ils doivent également fournir des copies du CFDi avec une référence croisée à chaque transaction enregistrée dans leur système de comptes fournisseurs (CF).

What is a CFDI?

An electronic invoice file created by a PAC which meets the current requirements of the Mexican Tax Authorities. All invoices sent by Suppliers based in Mexico must be created in CFDI format. It contains two integral, unique pieces of data:

Digital Certificate (CSD) – the vendor’s egal representative needs to obtain a digital signature called FIEL from their local Tax Authority office. You can then use this to obtain a digital certificate online from the Tax Authority’s website. Your PAC provider will use this to sign each CFDI invoice document they create.
Le numéro fiscal de compte (UUID) – le prestataire de certification agréé spécifiera un identifiant unique de transaction pour chaque transaction.

Qu’est-ce qu’un prestataire de certification agréé ?

Un fournisseur de services tiers enregistré auprès de l’administration fiscale mexicaine, autorisé à valider les CFDi à la place des fournisseurs en fournissant un UUID et un cachet légal. Buzón
e est le prestataire de certification agréé qui vérifie les CFDi sur Tungsten Network.

Qu’est qu’un UUID ?

Une référence unique donnée à une transaction, ajoutée par le prestataire de certification agréé et enregistrée auprès de l’administration fiscale mexicaine.

Puis-je changer de méthode dʼauthentification ?

Vous pouvez modifier votre méthode dʼauthentification préférée à tout moment, simplement en cliquant sur le lien « Sʼidentifier via X » à lʼécran.

Lʼauthentification multifactorielle est-elle obligatoire chaque fois que je me connecte au portail ?

Vous devez configurer l'authentification multifactorielle à l'aide d'un numéro de téléphone portable ou fixe valide. Après la configuration initiale, vous nʼaurez besoin de vous identifier que lorsque votre adresse IP sera modifiée, ou lorsque vous aurez besoin de modifier votre mot de passe.

Ai-je besoin dʼun smartphone pour utiliser lʼauthentification multifactorielle ?

Notre fournisseur d'authentification multifactorielle propose quatre méthodes d'authentification : SMS, notifications Push, e-mail et rappel à un numéro de téléphone fixe. Si votre téléphone peut recevoir des SMS, vous pouvez utiliser cette méthode, sinon choisissez une autre méthode.

Lʼauthentification avec mon téléphone portable est-elle payante ?

Lʼauthentification via votre téléphone portable ou fixe est gratuite.

Combien de fois puis-je demander des codes dʼauthentification ?

Lorsque vous configurez lʼauthentification multifactorielle, vous pouvez demander jusquʼà 15 vérifications par SMS et par jour.

Une fois votre numéro de téléphone portable configuré, vous pouvez demander jusquʼà 20 codes par SMS et par jour lorsque vous tentez de vous connecter. Si vous dépassez cette limite, votre compte sera bloqué pendant 24 heures. Vous pourrez alors demander un nouveau code. Remarque : Chaque connexion réussie réinitialise votre limite quotidienne.

Je nʼai pas reçu dʼe-mail pour vérifier mon numéro de téléphone portable. Que dois-je faire ?

Si vous nʼavez pas reçu d'e-mail, cliquez sur le lien de renvoi à lʼécran et attendez quelques instants que le code soit envoyé sur votre téléphone portable.

Je nʼai pas reçu la notification Push contenant mon code dʼauthentification. Que dois-je faire ?

Si vous nʼavez pas reçu de code, cliquez sur le lien de renvoi à lʼécran et attendez quelques instants que la notification Push soit envoyée sur votre appli Authy.

Je nʼai pas reçu de SMS contenant mon code dʼauthentification. Que dois-je faire ?

Si vous nʼavez pas reçu de code, cliquez sur le lien de renvoi à lʼécran et attendez quelques instants que le code soit envoyé sur votre téléphone portable.

Jʼai récemment changé de numéro de téléphone portable. Comment puis-je modifier le numéro de téléphone portable utilisé pour lʼauthentification multifactorielle ?

Pour modifier votre numéro de téléphone portable ou fixe, contactez notre équipe dʼassistance qui vous enverra le lien de réinitialisation vous permettant de modifier vos informations.

Comment faire lorsque nous utilisons un compte partagé pour nous connecter au portail ?

Si vous utilisez un compte partagé, par exemple [email protected], vous devez utiliser un seul numéro de téléphone portable pour configurer lʼauthentification multifactorielle. Notez toutefois que si vous nʼavez pas accès à ce numéro de téléphone portable et que votre compte nécessite une authentification, cʼest-à-dire si vous essayez de vous connecter à partir dʼune adresse IP différente ou si vous souhaitez modifier votre mot de passe, vous ne pourrez pas le faire.

La meilleure solution serait de demander à votre utilisateur administrateur de vous créer en tant qu'utilisateur individuel sur votre compte et d'utiliser des numéros de téléphone portable individuels pour vous connecter au portail.

Que faire si je suis à lʼétranger ?

Vous pouvez vous authentifier depuis lʼétranger si vous disposez dʼune connexion active pour recevoir des SMS, pouvez accéder à votre messagerie électronique ou avez installé lʼapplication Authy pour recevoir les notifications Push.

Que faire si je nʼai pas mon téléphone portable avec moi ?

Si vous avez déjà configuré l'authentification multifactorielle à l'aide de votre téléphone mobile et que vous ne l'avez pas avec vous lorsque vous vous connectez à partir d'une autre adresse IP, vous devrez choisir une autre méthode d'authentification : par e-mail ou par téléphone.

L'authentification multifactorielle peut s'effectuer de 4 façons. Si vous ne pouvez pas utiliser votre e-mail, recevoir une notification push ou un SMS, vous pouvez solliciter un code d'authentification en demandant à être rappelé sur un numéro de téléphone fixe.

Quʼest ce que lʼauthentification multifactorielle ?

Une bonne pratique pour la protection de votre compte. Lʼauthentification multifactorielle oblige les utilisateurs à associer leurs adresses électroniques à un numéro de téléphone portable ou fixe, ce qui ajoute une couche de vérification supplémentaire lorsque les utilisateurs se connectent à leurs comptes de portail. Cela réduit le risque que des utilisateurs inconnus se connectent à votre compte en utilisant vos coordonnées.

Qui dois-je contacter si jʼai des questions ou des préoccupations au sujet de lʼauthentification multifactorielle ?

Pour toute question ou préoccupation au sujet de lʼauthentification multifactorielle, vous pouvez contacter notre équipe dʼassistance, qui se fera un plaisir de vous aider.

Pourquoi lʼauthentification multifactorielle est-elle nécessaire ?

Il s'agit d'un dispositif de sécurité destiné à protéger votre compte et les données de vos factures. Elle est obligatoire pour tous les utilisateurs du portail et a remplacé les fonctionnalités existantes « Mnémonique » et « Question de sécurité ».

Comment puis-je ajouter des clients à mon portail Tungsten Network afin de pouvoir leur envoyer mes factures ?

Si vous souhaitez ajouter des clients dans votre portail Tungsten Network, vous devrez suivre les étapes suivantes.

Votre compte sur le portail fonctionne pour tous les clients Tungsten recevant des factures sur Tungsten Network, et vous pouvez vous mettre en relation avec eux en 5 étapes simples, à l’intérieur du portail.

1. Allez dans le menu et sélectionnez « Clients > Se mettre en relation avec un client ».
2. Recherchez le client que vous souhaitez créer soit par son nom de société, soit par son numéro d’immatriculation fiscal.
3. Ajoutez votre code fournisseur ou tout document justificatif (copie d’un bon de commande, par exemple) le cas échéant.
4. Cliquez sur « Se mettre en relation ».
5. Les équipes de Tungsten Network examineront votre demande de connexion et demanderont une confirmation au client acheteur. Une fois cela fait, vous pourrez commencer à les facturer via votre portail.

Comment puis-je demander de l’assistance sur le compte Tungsten Network ?

Vous pouvez contacter notre équipe d’assistance en créant un dossier d’assistance sur la page d’accueil de votre compte sur le portail.

Allez simplement dans le menu Aide et assistance situé dans le coin supérieur droit de la page. Un menu déroulant s’affiche.

Ensuite, cliquez sur « créer un dossier » et remplissez toutes les informations nécessaires sur le dossier pour que nous puissions vous aider au mieux.

Comment ajouter ou mettre à jour les informations sur mon compte Tungsten Network ?

J’ai oublié mes informations de connexion. Où puis-je récupérer mon mot de passe ou mon nom d’utilisateur ?

Pas de problème. Rappelez-vous que votre nom d’utilisateur est l’adresse e-mail que vous avez utilisée pour la création de votre compte. Si vous avez oublié votre mot de passe, veuillez cliquer sur « Mot de passe oublié » sur la page de connexion du portail, où vous devrez saisir votre adresse e-mail enregistrée pour que l’e-mail de réinitialisation du mot de passe soit envoyé.

Tungsten Network utilise l’authentification multifactorielle. Vous serez invité à choisir entre recevoir la méthode d’authentification multifactorielle d’une zone de texte via une application, un SMS ou un e-mail. Si vous devez réinitialiser votre méthode d’authentification multifactorielle, vous devrez contacter notre équipe d’assistance.

J’ai reçu un message du portail qui indique que j’ai utilisé toutes mes transactions. Comment acheter plus de transactions et combien cela coûte-t-il ? Enfin, puis-je obtenir une facture pour cet achat ?

Chaque compte de formulaires en ligne Tungsten Network dispose de 52 transactions de facturation gratuites par an. Lorsque ces transactions sont épuisées, vous devez acheter des transactions supplémentaires. Pour ce faire, suivez ces instructions :

1. Allez dans le menu de votre compte situé en haut à droit de la page d’accueil.
2. Allez dans Acheter des transactions Tungsten Network dans la section Votre société.
3. Sélectionnez le mode de paiement et le nombre de transactions que vous souhaitez acheter.
4. Continuez avec le reste des informations requises.
5. Vous pouvez consulter vos transactions restantes sous « Facturation » > « Créer une facture ».

Quand et comment suis-je payé ?

Le fournisseur peut également mettre à jour les coordonnées bancaires en suivant les instructions ci-dessous :

Que signifie chaque statut de facture ?

Le fournisseur peut également mettre à jour les coordonnées bancaires en suivant les instructions ci-dessous :

Qu’advient-il de la facture une fois que je l’ai soumise depuis mon portail Tungsten Network ?

Si vous souhaitez localiser une facture après son envoi, allez dans menu et sélectionnez Factures > Statut de la facture.

Ici, vous pouvez localiser votre facture en saisissant son numéro de facture unique.

Une fois localisée, vous pouvez vérifier son statut. Les statuts de traitement standard de Tungsten Network sont Envoyée, Acceptée, Présentée et Échec.
Si vous avez besoin d’aide avec une facture dans un de ces statuts, contactez simplement notre équipe d’assistance en créant un dossier.

Notez que des statuts supplémentaires sont disponibles lorsque votre client dispose du service de statut des factures.

Les statuts supplémentaires peuvent inclure : Reçue, Approuvée, Rejetée, Payée, En attente et Exception. Veuillez contacter votre client si vous avez besoin d’assistance avec une facture dans ces statuts
Il est important de garder à l’esprit que tous les clients acheteurs n’envoient pas de mises à jour de statut des factures via Tungsten Network.

Que faire si ma facture a été rejetée ou si j’ai soumis ma facture / mon avoir avec des informations incorrectes ?

Malheureusement, vous ne pouvez pas modifier une facture après l’avoir envoyée. Vous aurez quelques options, selon votre client. Veuillez donc lui demander sa méthode préférée.

Vos options incluent :

1. Émettre un avoir séparé (via la page « Créer une facture ») correspondant à la facture déjà envoyée afin de l’annuler. Vous devrez ensuite produire une nouvelle facture contenant les données de facturation modifiées, ainsi qu’un nouveau numéro de facture. Le système n’autorisera pas de facture en double.
2. Contacter directement votre client et lui demander de rejeter la facture incorrecte. Vous devrez ensuite produire une nouvelle facture avec les données de facturation modifiées, ainsi qu’un nouveau numéro de facture car le système n’autorise pas les factures en double.
3. Contacter directement votre client pour lui demander de rejeter la facture erronée. Créez un dossier d’assistance et joignez l’avis de rejet de votre client pour demander la suppression de la facture afin que vous puissiez l’envoyer à nouveau (avec le même numéro de facture) avec les données de facture révisées.

Où puis-je consulter mes bons de commande ? Que se passe-t-il si mon bon de commande n’apparaît pas dans mon compte Tungsten Network ?

Pour afficher les bons de commande, suivez simplement ces étapes :

1. Allez dans le menu « Bons de commande ».
2. Appliquez les filtres corrects dans la section des critères pour rechercher votre bon de commande.
3. Cliquez sur Obtenir mes BC.
4. Vous pouvez afficher les détails du bon de commande en cliquant sur l’icône Plus à côté du numéro du bon de commande.

Conseil utile : vous pouvez maintenant accepter le bon de commande et le convertir en facture au lieu de saisir entièrement les détails d’une facture. Si vous ne voyez pas le bon de commande recherché (et que votre client utilise PO Convert), veuillez contacter la personne qui a besoin du bon de commande et demandez-lui de le télécharger sur Tungsten Network.

Veuillez noter que tous les clients ne téléchargent pas les bons de commande sur Tungsten Network. Veuillez contacter votre client si vous souhaitez savoir s’il est abonné à notre service de bon de commande.

Où dois-je générer un rapport pour les factures que j’ai soumises ?

Pour générer un rapport pour les factures soumises, suivez ces instructions :

1. Allez dans le menu « Rapports > Factures envoyées ».
2. Appliquez les filtres appropriés dans la section des critères.
3. Cliquez sur « exécuter ».

Vous pouvez télécharger le rapport au format Excel ou CSV. Vous pouvez également télécharger les images PDF des factures dans le rapport.

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