Bienvenue dans la facturation électronique pour GlaxoSmithKline

GSK entame un partenariat avec Tungsten Network, la plateforme de facturation électronique internationale

Bienvenue sur la page d’aide des Services de BC de Tungsten Network/GSK

Cette page a été créée pour aider les fournisseurs de GSK à comprendre les conséquences, fonctions et avantages des Services de BC (Bons de commande), lancés en septembre 2015.

GSK a mis en place des Services de BC avec deux objectifs clairs :

  • Accélérer et faciliter la facturation électronique pour ses fournisseurs
  • Éliminer les erreurs communes entraînant des délais d’approbation et de paiement des factures

Avis important : seuls certains BC et certaines entités GSK sont concernés par le service de BC.  

Veuillez cliquer ici pour savoir si votre client GSK enverra des informations de bons de commande à Tungsten Network.

 

Fournisseurs de Formulaires en Ligne

En ce qui concerne les BC envoyés à Tungsten (cliquez ici pour voir les exceptions et les clients concernés), vous pourrez désormais vous connecter à Tungsten, consulter vos bons de commande et les convertir en factures électroniques en quelques clics.

Aide et assistance pour les fournisseurs de Formulaires en Ligne

L’outil de conversion de BC Tungsten est simple et rapide à utiliser, surtout si vous vous familiarisez avec la vidéo et les didacticiels au format PDF ci-dessus.

À partir du 28 septembre 2015, vous pourrez convertir rapidement un BC en facture. Toutes les données des BC seront extraites automatiquement afin que vous n’ayez plus à saisir ou modifier les données manuellement. C’est pourquoi, si votre BC apparaît sur le portail Tungsten, nous vous encourageons vivement à utiliser la fonction Tungsten de conversion de BC.

Veuillez noter que les entités GSK et les BC ne sont pas tous concernés. Visitez cette page pour en savoir plus.

Foire aux questions

  • Non, GSK continuera à envoyer des bons de commande aux fournisseurs selon la procédure habituelle.

  • Commencez par consulter cette page pour vous assurer que votre BC ou client GSK est concerné par ce projet. Si votre BC est concerné, veuillez consulter à nouveau le portail dans quelques heures. Si votre BC n’apparaît toujours pas, veuillez contacter l'assistance Tungsten.

  • Les BC commenceront à apparaître sur le portail dans 2 à 5 jours ouvrables. Veuillez continuer à consulter la section « Mes bons de commande » du portail. Si après 5 jours vous ne voyez toujours pas apparaître de bons de commande sur le portail, veuillez contacter l’assistance Tungsten.

  • Vous pouvez consulter la section « Mes bons de commande » de votre compte sur le portail Tungsten. De plus, si vous souhaitez recevoir des notifications par e-mail lorsqu’un nouveau BC apparaît sur votre compte, veuillez contacter l’assistance Tungsten qui peut vous aider à mettre cela en place.

  • Dans le cadre de l’engagement continu de GSK à améliorer l’efficacité et l’expérience des fournisseurs, la mise en place de la conversion de BC a divers avantages :

    • Les fournisseurs peuvent désormais créer une facture en quelques clics !
    • Finie la saisie de données manuelle, les données de votre ligne de facture sont pré-renseignées pour vous !
      • Cela réduit le nombre d’erreurs de frappe pouvant occasionner des incohérences chez GSK et entraîner des exceptions et retards de paiement.
    • Vous pouvez créer des factures électroniques plus rapidement et plus facilement que jamais
    • Vous pouvez vous attendre à moins de retards ou de requêtes grâce aux validations améliorées de Tungsten
  • La politique de GSK est d’émettre un BC au format PDF aux fournisseurs lorsque des biens ou services sont nécessaires. À partir du 28 septembre 2015, ces BC seront également disponibles sur le portail Tungsten pour une conversion. (Sauf si votre client GSK n' est pas concerné, veuillez cliquer ici pour plus d’informations)

    • Si vous avez un BC au format PDF, vous devriez pouvoir le voir sur le portail.
    • Si GSK vous a commandé des biens/services, et que vous n’avez pas de BC au format PDF, veuillez contacter votre client GSK.
  • Non, vous pouvez uniquement utiliser la conversion de BC si un BC GSK admissible a été créé. Veuillez encourager votre client GSK à créer des BC à l’avenir afin que vous puissiez profiter pleinement de la conversion de BC. En attendant, veuillez générer une facture via le Formulaire en ligne Tungsten de la manière habituelle.

  • Les BC GSK ne sont pas tous disponibles sur le portail Tungsten. Cliquez ici pour savoir si votre client GSK est concerné.

    • Si votre client est concerné et que vous avez reçu un BC au format PDF de la part de GSK, mais qu’il n’apparaît pas sur le portail, veuillez consulter à nouveau le portail dans 24 heures. Si au bout de 24 heures le BC n’apparaît toujours pas, veuillez contacter l’assistance Tungsten.
    • Si votre client GSK n’est pas concerné, veuillez continuer à envoyer les factures selon la procédure habituelle.
  • Le message d’erreur affiché sur l’alerte par e-mail et/ou le portail Tungsten vous explique le problème et ce que vous devez faire pour rectifier la situation (si besoin). Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, veuillez contacter l’assistance Tungsten.

  • Non. La conversion de BC a été spécialement conçue pour que les informations clés du BC soient renseignées automatiquement sur la facture afin que vous ne perdiez plus de temps à les saisir. (Ces champs incluent le numéro de BC, la description, la qualité, l’unité de mesure).

  • Oui, vous devrez ajouter les champs requis comme le numéro de facture, la date de la facture, les taux de TVA, etc.

  • Oui. GSK accepte les pièces jointes au format PDF ne dépassant pas 5 MB.

  • L’outil de conversion de BC Tungsten vous permet d’ajuster la quantité de factures afin qu’elle corresponde à votre envoi partiel à GSK.

    En cas d’envoi partiel, les fournisseurs peuvent utiliser la conversion de BC à plusieurs reprises pour un seul BC.

    Le portail Tungsten fournit un suivi simple des factures précédemment générées via la conversion de BC ; cela signifie que vous êtes sûr de la quantité restante à facturer.

  • Veuillez vous assurer d'avoir suivi les didacticiels, visionné les vidéos et lu la Foire aux questions. N’oubliez pas non plus la section « Quels sont les BC concernés » ?

Fournisseurs de Solutions Intégrées

GSK continue à améliorer ses services grâce à Tungsten. Le 28 septembre 2015, GSK a mis en place des validations améliorées des bons de commande (BC). Cela a pour but d’améliorer le processus de mise en correspondance des factures au sein de GSK et d’aider à payer les fournisseurs dans les temps.

Veuillez noter que GSK continuera à vous envoyer les bons de commande par e-mail.

Tungsten vérifiera les bons de commande et s’assurera :

  • la société sur le bon de commande correspond à la société que vous facturez ;
  • le numéro de BC mentionné est correct ;
  • que les numéros d’articles correspondent au bon de commande ;
  • qu’un seul numéro de BC est mentionné par facture

Foire aux questions

  • Afin de vous assurer que vos factures remplissent nos critères de validation, nous vous conseillons d’attendre de 2 à 5 jours ouvrables (à compter de l’enregistrement) avant d’envoyer votre première facture électronique via Tungsten Network. Si vous avez des problèmes ou besoin d’aide, veuillez contacter l’assistance Tungsten.

  • Dans le cadre de l’engagement continu de GSK à améliorer l’efficacité et l’expérience des fournisseurs, la mise en place des Services de BC signifie que les fournisseurs peuvent s’attendre à moins de retards ou de requêtes grâce aux validations améliorées de Tungsten.

  • GSK encourage tous les fournisseurs à facturer en utilisant les détails exacts (code/description de l’article, unité de mesure, prix unitaire) indiqués sur le BC GSK. Si l’un de ces champs diffère de la facture, il existe un risque de retard ou de rejet.

  • Le message d’erreur affiché sur l’alerte par e-mail et/ou le portail Tungsten vous explique le problème et ce que vous devez faire pour rectifier la situation (si besoin). Veuillez vous assurer de facturer l’entité GSK qui vous a envoyé le BC. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, veuillez contacter l’assistance Tungsten.

  • Vous pouvez envoyer des factures électroniques à toute entité juridique avec laquelle vous faites des affaires et qui vous envoie des commandes. Veuillez cliquer ici pour obtenir une liste complète des entités GSK sur Tungsten Network.

    Remarque : toute facture envoyée à la mauvaise entité sera rejetée par les validations de Tungsten.

  • Veuillez vous assurer d'avoir suivi les didacticiels, visionné les vidéos et lu la Foire aux questions. N’oubliez pas non plus la section « Quels sont les BC concernés » ?

Toujours besoin d’aide ? Contactez l’équipe d’assistance Tungsten dédiée !