Bienvenue dans la facturation électronique pour MSX international

MSX International s’est associé avec Tungsten Network afin de fournir à ses fournisseurs une solution simplifiée d’envoi des factures

Tutoriels


















Questions générales

  • Tungsten Network offre aux entreprises du monde entier des solutions de facturation électronique, d’analyse et de flux de travail. Pour en savoir plus sur nos produits et nos services, consultez notre site Internet.

  • L’acheteur et le vendeur doivent tous deux être membres de Tungsten Network pour pouvoir envoyer et recevoir des factures électroniques via Tungsten.

    Nombre de vos clients sont peut-être déjà membres du réseau. Vous pouvez envoyer des factures électroniques aux clients concernés 24 heures après votre inscription chez Tungsten Network.

  • Oui. MSX International est en train de retirer progressivement le traitement des factures papier pour profiter des avantages qu’offre la facturation électronique, tant en interne que pour ses fournisseurs. À court terme, ce sera le moyen principal accepté par MSX International pour l’envoi des factures des fournisseurs.

    • Un envoi sécurisé et garanti des factures, il n’y a plus de factures perdues par la poste
    • Vos factures seront traitées plus rapidement
    • Fin des retards dus à l’absence de certaines informations, à des erreurs de destinataire ou à une intervention manuelle
    • Technologie de FORMATAGE DES DONNÉES SANS CONTRAINTE ; il n’y a pas besoin de logiciel ou de matériel supplémentaire
    • Une plus grande transparence du traitement et une meilleure gestion des flux de trésorerie grâce à un accès et à une présentation de rapports 24 h/24 et 7 j/7
    • Conforme à la réglementation sur la TVA, quel que soit le lieu d’envoi ou de réception des factures
    • Simple et économique pour envoyer des factures, à tout moment
  • Tungsten Network fournit deux niveaux de facturation électronique. Chaque solution inclut un nombre donné de factures gratuites chaque mois.

    Cliquez ici pour la solution intégrée

    Cliquez ici pour la solution de formulaire en ligne

  • Au même titre que MSX International ne rembourse pas les frais d’émission des factures papier des fournisseurs, la société ne couvre pas non plus les coûts d'envoi en ligne. La solution électronique se révèle néanmoins meilleur marché pour la plupart des entreprises. Outre l’aspect économique, vous profiterez de nombreux avantages : envoi immédiat des factures, confirmation de l’envoi des factures, statut des factures disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et création de rapports.

  • Tungsten n’est pas une plate-forme de paiement. MSX International continuera d’utiliser le même mode de paiement.

  • Pour commencer à utiliser Tungsten Network, il vous suffit de vous inscrire à l'aide de la clé d'enregistrement ou du numéro TN fourni par votre client. Une fois enregistrés, tous les fournisseurs utilisant cette option bénéficieront automatiquement de 52 transactions gratuites. À la date anniversaire de votre enregistrement (un an après l’enregistrement), nous réapprovisionnerons votre compte avec 52 nouvelles factures gratuites à utiliser au cours des 12 mois suivants.

    Si vous êtes inscrit dans l’un des pays indiqués ci-dessous et que vous prévoyez de stocker vos factures à des fins de récupération fiscale dans l’archive des factures Tungsten, vous devez en informer votre centre des impôts local. Tungsten vous fournit un modèle de courrier à ces fins. Un lien vers un modèle de notification vous sera envoyé par e-mail.

  • Vous pouvez envoyer des factures directement depuis votre système de facturation, dans le format de votre choix. Pour ce faire, vous devez devenir fournisseur de solution intégrée dans Tungsten Network. Veuillez contacter Tungsten directement au numéro +44 (0) 870 165 7420 pour vous inscrire. Tungsten possède également des numéros locaux dans les pays suivants :

    Pays Numéro local
    Région Asie-Pacifique +60 (3) 9207 7800
    Belgique +32 (0)24 031 011
    Danemark +45 808 858 18
    Finlande +358 (0)800 118 871
    France +33 (0)1707 081 00
    Allemagne +49 (0)69 2222 20290
    Irlande +353 (0)1 247 7709
    Italie

    Mexique

    +39 02360 06340

    +52 (55) 3098 7625

    Pays-Bas +31 (0)207 121 385
    Norvège +47 800 149 34
    Portugal +351 (0)800 860007
    Espagne +34 914 141 472
    Suède +46 (0)85 057 8418
    Suisse +41 (0)44 580 1491
    Royaume-Uni +44 (0)870 165 7420
    États-Unis +1 (770) 698 1420
  • Non. Après avoir reçu votre notification, MSX International exige que vous commenciez à soumettre toutes vos factures via Tungsten et qu’aucune facture papier ne soit envoyée (le cas échéant, elle serait rejetée). Ceci permet d’éviter d’éventuels doublons.

  • Les équipes de Tungsten peuvent prendre en charge les langues suivantes : anglais, allemand, français, espagnol, polonais, portugais, néerlandais et italien.

    Pour obtenir de l'aide supplémentaire sur la facturation électronique Tungsten, cliquez ici pour afficher les informations de contact par pays.

    Vous devez continuer à traiter avec vos clients dans la même langue que d'habitude.

  • L’accès au service Tungsten, notamment au formulaire en ligne, requiert trois identifications. De plus, chaque session est protégée par un chiffrement SSL 128 bits normalisé, à l’aide de certificats de serveur de classe 3 Verisign. Chaque facture créée est stockée dans l’archive sécurisée, protégée par les mesures de sécurité les plus récentes, vérifiées quotidiennement.

    Ainsi, seuls les utilisateurs autorisés peuvent se connecter au site, et une fois connectés, toutes les communications sont privées et les données sont entièrement sécurisées.

Questions sur l'inscription et la maintenance d'un compte

  • Oui, au cours du processus d’inscription, vous devez accepter les conditions générales standards requises. Après cela, MSX International vous demande d’arrêter d’envoyer des factures papier (rejetées, le cas échéant) et de soumettre toutes vos factures via Tungsten.

  • Oui, quelle que soit la solution que vous choisissez, il vous sera demandé d’accepter les conditions générales de Tungsten Network.

  • Les solutions Tungsten ne nécessitent aucune installation de logiciel ou de matériel pour envoyer les factures

  • Vous avez besoin de la configuration système minimale suivante : Microsoft Windows 98 deuxième édition, Linux ou Mac OS 9.2*.

    Navigateur requis : version 9 d'Internet Explorer et versions les plus récentes de Firefox, Chrome, Safari ou Opera.

  • Non, ceci en vue d’éviter les doublons de factures. Le système ne permet pas d’entrer le même numéro à deux reprises.

  • Oui, il vous suffit d’entrer la date appropriée. Il n'est pas possible de saisir une date future.

    • Puisque MSX International autorise les pièces jointes, rendez-vous sur « Facturation » et sélectionnez « Factures en attente de pièces jointes »
    • Retrouvez votre facture en saisissant son numéro dans le champ de recherche ou en triant le tableau « Factures en attente de pièces jointes » en fonction des différents intitulés de colonnes
    • Vérifiez les types de fichiers autorisés dans la colonne « Upload (Télécharger) »
    • Cliquez sur « Select (Sélectionner) » pour ajouter depuis votre ordinateur le(s) fichier(s) à joindre
    • Vous pouvez voir vos pièces jointes dans la colonne « Attachment count (Nombre de pièces jointes) »
    • Vous devez envoyer vos factures avec leurs pièces jointes pour nous signaler qu’elles sont prêtes pour le traitement, cochez les cases en regard des factures concernées et cliquez sur le bouton « Release (Approuver) »
    • Si vous avez des factures en attente de pièces jointes, vous aurez un délai de 24 heures pour ajouter ces pièces jointes avant que la facture ne soit envoyée automatiquement.
  • Non, pour connaître le statut précis de vos factures, consultez les mises à jour du statut des factures dans votre compte, sur le portail Tungsten.

    • Envoyé : votre facture attend d’être validée par le système Tungsten
    • Accepté : votre facture a été validée par Tungsten – Facture pas encore reçue par MSX International Département AP
    • Échec : votre facture n'a pas été validée par Tungsten – veuillez vérifier les erreurs les plus fréquentes avant d’ouvrir un dossier (par ex., champ de BC)
    • Présentée : votre facture est prête à être transmise au département AP de MSX International
    • Reçu : votre facture a été saisie dans le système du département AP de MSX International – elle sera validée, puis traitée
    • Rejeté : votre facture n'a pas été validée par le département AP de MSX International et a été rejetée – vous recevrez un e-mail de MSX International vous informant du rejet
    • Approuvé : votre facture a été publiée
    • Payée : votre facture a été payée
    • Exception : votre facture est examinée par MSX International – vous pourrez être contacté pour y apporter des modifications / pour un avoir
  • Tungsten garde en mémoire les numéros de toutes les factures que vous envoyez à MSX International. Cela vous évite, ainsi qu’à MSX International, d’envoyer des doublons. Votre facture devrait donc toujours avoir un numéro unique, par exemple 1/2016 et 1/2017 seront acceptés.

  • Veuillez entrer un seul BC dans le champ BC sur l’en-tête de la facture. Veuillez saisir les autres bons de commande dans le corps de la facture, chaque BC sur chaque ligne associée, par ex.  :

    • Ligne 1 : premier BC, description de la livraison/du service/des marchandises
    • Ligne 2 : deuxième BC, description de la livraison/du service/des marchandises
    • Ligne 3 : troisième BC, description de la livraison/du service/des marchandises
  • Lorsqu’un fournisseur ou un acheteur s’enregistre sur le portail Tungsten, il doit nommer un administrateur. Pour connaître les détails sur l’administrateur, cliquez sur « Mon compte », puis sur « Mon Profil ». Les détails s’affichent au bas de l’écran.

    L’administrateur est la personne en mesure d’ajouter de nouveaux utilisateurs et de modifier les droits d’accès.

  • Visitez le site Web de Tungsten Network pour en savoir plus.