Bienvenue dans la facturation électronique pour Serta Simmons Bedding

Serta Simmons Bedding accepte désormais les factures sans bon de commande et les factures avec bon de commande par l'intermédiaire de notre partenaire Tungsten Network.

Vous aider à chaque étape du processus

Forts de plus de dix années d'expérience, nous avons réuni un grand nombre de questions fréquemment posées (FAQ) et de documents, de façon à vous accompagner à chaque étape du processus

  • Comment s’inscrire

Questions générales

    Qu’est-ce que Tungsten Network ?

    Tungsten Network offre aux entreprises du monde entier des solutions de facturation électronique, d’analyse et de flux de travail. Pour en savoir plus sur nos produits et nos services, consultez notre site Internet.

    Quels avantages puis-je tirer de l’utilisation de Tungsten Network ?

    • Un envoi sécurisé et garanti des factures, il n’y a plus de factures perdues par la poste
    • Vos factures seront traitées plus rapidement
    • Fin des retards dus à l’absence de certaines informations, à des erreurs de destinataire ou à une intervention manuelle
    • Technologie de FORMATAGE DES DONNÉES SANS CONTRAINTE ; il n’y a pas besoin de logiciel ou de matériel supplémentaire
    • Une plus grande transparence du traitement et une meilleure gestion des flux de trésorerie grâce à un accès et à une présentation de rapports 24 h/24 et 7 j/7
    • Conforme à la réglementation sur la TVA, quel que soit le lieu d’envoi ou de réception des factures
    • Simple et économique pour envoyer des factures, à tout moment

    La facturation électronique sera-t-elle exigée pour les nouveaux appels d’offres et les nouveaux fournisseurs ?

    Oui. L’utilisation de la facturation électronique de Tungsten Network deviendra un critère de sélection officiel des fournisseurs employés par Serta Simmons Bedding. Même si cela n’aboutira pas nécessairement à une exclusion immédiate des fournisseurs ne l’ayant pas adoptée, nous pensons que lesdits fournisseurs seront, avec le temps, désavantagés.

    La facturation via Tungsten Network est-elle exigée pour collaborer avec Serta Simmons Bedding ?

    Oui. Serta Simmons Bedding est en train de retirer progressivement le traitement des factures papier pour profiter des avantages qu’offre la facturation électronique tant pour nous que pour nos fournisseurs. L’utilisation de la facturation électronique de Tungsten Network est devenu un critère de sélection officiel des fournisseurs employés par Serta Simmons Bedding. Même si cela n’aboutira pas nécessairement à une exclusion immédiate des fournisseurs ne l’ayant pas adoptée, nous pensons que lesdits fournisseurs seront, avec le temps, désavantagés.

    Puis-je envoyer une facture avec une date de facturation antérieure à la date du jour ?

    Oui, il vous suffit d’entrer la date appropriée. Il n'est pas possible de saisir une date future.

    Serta Simmons Bedding effectuera-t-il des paiements via Tungsten Network ?

    Tungsten Network n’est pas une plateforme de paiement. Serta Simmons Bedding continuera à utiliser ses méthodes de paiement actuelles.

    Comment puis-je joindre un document à ma facture ?

    • Puisque Serta Simmons Bedding autorise les pièces jointes, rendez-vous sur « Facturation » et sélectionnez « Factures en attente de pièces jointes »
    • Retrouvez votre facture en saisissant son numéro dans le champ de recherche ou en triant le tableau « Factures en attente de pièces jointes » en fonction des différents intitulés de colonnes
    • Vérifiez les types de fichiers autorisés dans la colonne « Télécharger »
    • Cliquez sur « Sélectionner » pour ajouter depuis votre ordinateur le(s) fichier(s) à joindre
    • Vous pouvez voir vos pièces jointes dans la colonne « Nombre de pièces jointes »
    • Vous devez envoyer vos factures avec leurs pièces jointes pour nous signaler qu’elles sont prêtes pour le traitement, cochez les cases en regard des factures concernées et cliquez sur le bouton « Approuver »
    • Vous êtes limité(e) à un maximum de trois pièces jointes par facture, qui doivent être au format .tiff.
    • Si vous avez des factures en attente de pièces jointes, vous aurez un délai de 24 heures pour ajouter ces pièces jointes avant que la facture ne soit envoyée automatiquement.

    Après avoir reçu la notification RTT (Ready to transact, Prêt à la transaction) de Tungsten, puis-je encore soumettre mes factures papier ?

    Non. Après avoir reçu votre notification, Serta Simmons Bedding exige que vous commenciez à soumettre toutes vos factures via Tungsten Network et qu’aucune facture papier ne soit envoyée (rejetée le cas échéant). Ceci permet d’éviter d’éventuels doublons.

    Puis-je envoyer deux factures avec le même numéro de facture ?

    Non, ceci en vue d’éviter les doublons de factures. Le système ne permet pas d’entrer le même numéro à deux reprises.

    Puis-je envoyer des factures électroniques à tous mes clients via Tungsten Network ?

    Une fois que vous vous êtes inscrit sur le réseau, Tungsten vous permet d’envoyer des factures électroniques à tous les autres clients membres du réseau, sans aucun frais supplémentaire. Sur votre portail de fournisseurs, cliquez sur « Se mettre en relation avec un client » pour localiser rapidement les autres acheteurs.

    Lorsque j’entre plusieurs numéros de BC dans l’en-tête, mes factures ne peuvent pas être soumises. Où dois-je entrer ces informations ?

    Veuillez entrer un seul BC dans le champ BC sur l’en-tête de la facture. Veuillez saisir les autres bons de commande dans le corps de la facture, chaque BC sur chaque ligne associée, par ex. :

    • Ligne 1 : premier BC, description de la livraison/du service/des marchandises
    • Ligne 2 : deuxième BC, description de la livraison/du service/des marchandises
    • Ligne 3 : troisième BC, description de la livraison/du service/des marchandises

    Pourquoi Tungsten n’accepte pas mon numéro de facture lors de la création d’une facture ?

    Tungsten garde en mémoire les numéros de toutes les factures que vous envoyez à Serta Simmons Bedding. Cela vous évite à vous, ainsi qu’à Serta Simmons Bedding, d’envoyer des doublons. Votre facture devrait donc toujours avoir un numéro unique, par exemple 1/2013 et 1/2014 seront acceptés.

    Pourquoi mes BC n'apparaissent-t-ils pas sur le portail Tungsten Network ?

    1. Votre bon de commande a été créé au cours des dernières 24 heures. Le système prévoit de copier tous les nouveaux bons de commande une fois par jour, afin de les transmettre à Tungsten Network pendant la nuit. Il n’y a pas de relation en direct entre SRM et Tungsten, donc toutes les copies de bon de commande apparaissent sur les profils des fournisseurs Tungsten après 24 heures.
    2. Il y a un problème de mappage réel. Dans ce cas, contactez l’assistance Tungsten Network pour le résoudre.

    Si j’utilise le statut des factures via Tungsten, quels seront les différents types de statuts possibles sur le portail Tungsten ?

    • Envoyé : votre facture attend d’être validée par le système Tungsten
    • Acceptée : votre facture a été validée par Tungsten Network, mais n’a pas encore été reçue par le service AP de Serta Simmons Bedding
    • Échec : votre facture n'a pas été validée par Tungsten – veuillez vérifier les erreurs les plus fréquentes avant d’ouvrir un dossier (par ex., champ de BC)
    • Présentée : votre facture est prête à être transmise au département AP de Serta Simmons Bedding
    • Reçue : votre facture a été saisie dans le système du département AP de Serta Simmons Bedding, elle sera validée, puis traitée
    • Rejetée: votre facture n’a pas été validée par le service AP de Serta Simmons Bedding et a été rejetée – vous allez recevoir des informations de rejet de la part de Serta Simmons Bedding par e-mail
    • Approuvé : votre facture a été publiée
    • Payée : votre facture a été payée
    • Exception : votre facture est étudiée par Serta Simmons Bedding, vous pourrez être contacté pour y apporter des corrections / obtenir un avoir

    Est-ce que le statut « Acceptée » sur le portail Tungsten Network signifie que ma facture a été acceptée pour le paiement par Serta Simmons Bedding ?

    Non. Pour connaître le statut précis de vos factures soumises, vous pouvez voir les mises à jour du statut des factures sur votre compte Tungsten Network.

    Qui est chargé de fournir des identifiants Tungsten supplémentaires à d’autres utilisateurs ?

    Lorsqu’un fournisseur ou un acheteur s’enregistre sur le portail Tungsten, il doit nommer un administrateur. Pour connaître les détails sur l’administrateur, cliquez sur « Mon compte », puis sur « Mon Profil ». Les détails s’affichent au bas de l’écran.

    L’administrateur est la personne en mesure d’ajouter de nouveaux utilisateurs et de modifier les droits d’accès.

    L’envoi de factures au moyen d'un formulaire électronique est-il sécurisé ?

    L'accès au service Tungsten, y compris au service Formulaire en Ligne, nécessite trois certificats de sécurité. De plus, chaque session est protégée par un chiffrement SSL 128 bits normalisé, à l’aide de certificats de serveur de classe 3 Verisign. Chaque facture créée est stockée dans l’archive sécurisée, protégée par les mesures de sécurité les plus récentes, vérifiées quotidiennement.

    Ainsi, seuls les utilisateurs autorisés peuvent se connecter au site, et une fois connectés, toutes les communications sont privées et les données sont entièrement sécurisées.

    Tungsten peut-il collaborer avec du personnel qui parle d’autres langues ?

    Vous continuerez d’échanger avec votre client dans la même langue. Vous devez continuer d’envoyer vos factures dans la même langue.

    Si vous avez besoin d’assistance, veuillez appeler le +44 (0) 870 165 7430. (Trouvez votre numéro d’assistance local)

    Ces numéros sont utilisés pour l’assistance relative à la facturation électronique Tungsten uniquement. Pour toute question relative aux paiements, merci de contacter votre référent habituel.

Questions relatives à l’inscription

    Pourquoi devrais-je utiliser Tungsten Network pour envoyer mes factures ?

    À court terme, ce sera le moyen principal accepté par Serta Simmons Bedding pour l’envoi des factures des fournisseurs.

    Que dois-je faire pour envoyer des factures électroniques via Tungsten Network ?

    Pour commencer à utiliser Tungsten Network, il vous suffit de vous inscrire à l'aide de la clé d'enregistrement fourni par votre client ou Tungsten. Une fois enregistrés, tous les fournisseurs utilisant cette option bénéficieront automatiquement de 52 transactions gratuites. À la date anniversaire de votre enregistrement (un an après l’enregistrement), nous réapprovisionnerons votre compte avec 52 nouvelles factures gratuites à utiliser au cours des 12 mois suivants.

    S'enregistrer sur le portail Tungsten Network équivaut-il à rejoindre Tungsten ?

    Oui, au cours du processus d’enregistrement, vous devez accepter les conditions générales standards requises. Après cela, Serta Simmons Bedding vous demande d’arrêter d’envoyer des factures papier (rejetées, le cas échéant) et de soumettre toutes vos factures via Tungsten Network.

    Ai-je besoin de signer un contrat avec Tungsten Network ?

    Oui, quelle que soit la solution que vous choisissez, il vous sera demandé d’accepter les conditions générales de Tungsten Network.

    Dois-je installer un logiciel ?

    Non. Aucun logiciel ou matériel supplémentaire n’est requis. Pour envoyer des factures via Tungsten Network, vous avez uniquement besoin d’une connexion Internet.

    Quelle est la configuration minimale requise pour utiliser Tungsten Network ?

    Vous avez besoin de la configuration système minimale suivante : Microsoft Windows 98 deuxième édition, Linux ou Mac OS 9.2*.

    Navigateur requis : version 9 d'Internet Explorer et versions les plus récentes de Firefox, Chrome, Safari ou Opera.

    Puis-je envoyer des factures directement depuis mon système de facturation ?

    Vous pouvez envoyer des factures directement depuis votre système de facturation, dans le format de votre choix. Pour ce faire, vous devez devenir fournisseur de solution intégrée dans Tungsten Network.
    Veuillez envoyer un e-mail à [email protected] pour commencer l'inscription.

    Y a-t-il des frais associés à ce service ?

    Tungsten Network fournit deux niveaux de facturation électronique. Chaque solution inclut un nombre donné de factures gratuites chaque mois.

    Cliquez ici pour voir les options d'inscription.

    Pourquoi Serta Simmons Bedding ne paie-t-il pas les frais ?

    Au même titre que Serta Simmons Bedding ne rembourse pas les frais qu’occasionnent les factures papier des fournisseurs, il ne paie pas non plus l’envoi des documents au format électronique. La solution électronique se révèle néanmoins meilleur marché pour la plupart des entreprises. Outre l’aspect économique, vous profiterez de nombreux avantages : envoi immédiat des factures, confirmation de l’envoi des factures, statut des factures disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et création de rapports.

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