Bienvenue dans la facturation électronique pour HH Global

HH Global s’est associé avec Tungsten Network afin de fournir à ses fournisseurs une solution simplifiée d’envoi des factures

Vous aider à chaque étape du processus

Forts de plus de dix années d'expérience, nous avons réuni un grand nombre de questions fréquemment posées (FAQ) et de documents, de façon à vous accompagner à chaque étape du processus

 

Guide de création de factures

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Guide standard de la facture électronique du fournisseur

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Guía de creación de facturas

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Guía estándar de facturación electrónica para proveedores

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Handleiding voor het maken van facturen

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Guide de facturation électronique standard pour les fournisseurs.

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Handbuch zur Rechnungserstellung

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Guide de facturation électronique standard pour les fournisseurs.

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Questions relatives à l’inscription

    Pourquoi devrais-je utiliser Tungsten Network pour envoyer mes factures ?

    À court terme, ce sera le moyen principal accepté par HH Global pour l’envoi des factures des fournisseurs.

    Que dois-je faire pour envoyer des factures électroniques via Tungsten Network ?

    Pour commencer à utiliser Tungsten Network, il vous suffit de vous inscrire à l'aide de la clé d'enregistrement ou du numéro TN fourni par votre client. Suivez ensuite les directives client qui se trouvent ici.

    S'enregistrer sur le portail Tungsten Network équivaut-il à rejoindre Tungsten ?

    Oui, au cours du processus d’inscription, vous devez accepter les conditions générales standard requises. Après cela, HH Global vous demandera de ne plus envoyer de factures papier (rejetées, le cas échéant) et de soumettre toutes vos factures via Tungsten.

    Aurai-je besoin de signer un contrat avec Tungsten Network ?

    En fonction de la solution choisie, vous signerez un contrat spécifique avec Tungsten ou vous devrez accepter les conditions générales standard présentées.

    Dois-je installer un logiciel ?

    Non. Aucun logiciel ou matériel supplémentaire n’est requis. Pour envoyer des factures via Tungsten Network, vous avez uniquement besoin d’une connexion Internet.

    Quelle est la configuration minimale requise pour utiliser Tungsten Network ?

    Vous avez besoin de la configuration système minimale suivante : Microsoft Windows 98 deuxième édition, Linux ou Mac OS 9.2*.

    Navigateur requis : version 9 d'Internet Explorer et versions les plus récentes de Firefox, Chrome, Safari ou Opera.

    Puis-je envoyer des factures directement depuis mon système de facturation ?

    Vous pouvez envoyer des factures directement depuis votre système de facturation, dans le format de votre choix. Pour ce faire, vous devez devenir fournisseur de solution intégrée dans Tungsten Network.
    Veuillez envoyer un e-mail à [email protected] pour commencer l'inscription.

    La facturation électronique sera-t-elle exigée pour les nouveaux appels d’offres et les nouveaux fournisseurs ?

    Oui. À partir du 2020, l’usage de la facturation électronique Tungsten deviendra un critère de sélection officiel des fournisseurs employés par HH Global. Même si cela n’aboutira pas nécessairement à une exclusion immédiate des fournisseurs ne l’ayant pas adoptée, nous pensons que lesdits fournisseurs seront, avec le temps, désavantagés.

Questions générales

    Qu’est-ce que Tungsten Network ?

    Tungsten Network offre aux entreprises du monde entier des solutions de facturation électronique, d’analyse et de flux de travail. Pour en savoir plus sur nos produits et nos services, consultez notre site Internet.

    Quels avantages puis-je tirer de l’utilisation de Tungsten Network ?

    • Un envoi sécurisé et garanti des factures, il n’y a plus de factures perdues par la poste
    • Vos factures seront traitées plus rapidement
    • Fin des retards dus à l’absence de certaines informations, à des erreurs de destinataire ou à une intervention manuelle
    • Technologie de FORMATAGE DES DONNÉES SANS CONTRAINTE ; il n’y a pas besoin de logiciel ou de matériel supplémentaire
    • Une plus grande transparence du traitement et une meilleure gestion des flux de trésorerie grâce à un accès et à une présentation de rapports 24 h/24 et 7 j/7
    • Conforme à la réglementation sur la TVA, quel que soit le lieu d’envoi ou de réception des factures
    • Simple et économique pour envoyer des factures, à tout moment

    Pourquoi HH Global ne paie-t-il pas les frais de Solution intégrée ?

    HH Global fournit une facturation électronique gratuite via la solution Formulaire en ligne dans le cadre de son Offre de services aux fournisseurs.
    HH Global ne couvre pas le coût de la Solution intégrée, car cette solution est plus rentable pour la plupart des entreprises avec des volumes élevés de factures.
    Outre l’aspect économique, vous profiterez de nombreux avantages : envoi immédiat des factures, confirmation de l’envoi des factures, statut des factures disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et création de rapports.

    La société HH Global effectuera-t-elle des paiements avec le système Tungsten ?

    Tungsten Network n’est pas une plateforme de paiement. HH Global continuera à utiliser ses méthodes de paiement actuelles.

    Dois-je installer un logiciel ?

    Les solutions Tungsten ne nécessitent aucune installation de logiciel ou de matériel pour envoyer les factures

    Comment puis-je joindre un document à ma facture ?

    • Puisque HH Global autorise les pièces jointes, rendez-vous sur « Facturation » et sélectionnez « Factures en attente de pièces jointes ».
    • Retrouvez votre facture en saisissant son numéro dans le champ de recherche ou en triant le tableau « Factures en attente de pièces jointes » en fonction des différents intitulés de colonnes
    • Vérifiez les types de fichiers autorisés dans la colonne « Upload (Télécharger) »
    • Cliquez sur « Select (Sélectionner) » pour ajouter depuis votre ordinateur le(s) fichier(s) à joindre
    • Vous pouvez voir vos pièces jointes dans la colonne « Attachment count (Nombre de pièces jointes) »
    • Vous devez envoyer vos factures avec leurs pièces jointes pour nous signaler qu’elles sont prêtes pour le traitement, cochez les cases en regard des factures concernées et cliquez sur le bouton « Release (Approuver) »
    • Vous êtes limité(e) à un maximum de trois pièces jointes par facture, qui doivent être au format .tiff.
    • Si vous avez des factures en attente de pièces jointes, vous aurez un délai de 24 heures pour ajouter ces pièces jointes avant que la facture ne soit envoyée automatiquement.

    Après avoir reçu la notification RTT (Ready to transact, Prêt à la transaction) de Tungsten, puis-je encore soumettre mes factures papier ?

    Non. Après avoir reçu votre notification, HH Global exige que vous commenciez à soumettre toutes vos factures via Tungsten et qu’aucune facture papier ne soit envoyée (le cas échéant, elle serait rejetée). Ceci permet d’éviter d’éventuels doublons.

    Puis-je envoyer deux factures avec le même numéro de facture ?

    Non, ceci en vue d’éviter les doublons de factures. Le système ne permet pas d’entrer le même numéro à deux reprises.

    Puis-je envoyer une facture avec une date de facturation antérieure à la date du jour ?

    Toutes les factures pour les entités HHG EMEA et HHG APAC datées de plus de 7 jours avant la date de soumission de la facture ne seront pas acceptées. Cette règle de validation a été ajoutée afin que les deux sociétés puissent bénéficier des conditions de règlement anticipé qui s'offrent à elles.

    Lorsque j’entre plusieurs numéros de BC dans l’en-tête, mes factures ne peuvent pas être soumises. Où dois-je entrer ces informations ?

    Veuillez entrer un seul BC dans le champ BC sur l’en-tête de la facture. Veuillez saisir les autres bons de commande dans le corps de la facture, chaque BC sur chaque ligne associée, par ex.  :

    • Ligne 1 : premier BC, description de la livraison/du service/des marchandises
    • Ligne 2 : deuxième BC, description de la livraison/du service/des marchandises
    • Ligne 3 : troisième BC, description de la livraison/du service/des marchandises

    Est-ce que le statut « Acceptée » sur le portail Tungsten Network signifie que ma facture a été acceptée pour le paiement par Upfield ?

    Non, pour connaître le statut précis de vos factures, consultez les mises à jour du statut des factures dans votre compte, sur le portail Tungsten.

    Si j’utilise le statut des factures via Tungsten, quels seront les différents types de statuts possibles sur le portail Tungsten ?

    • Envoyé : votre facture attend d’être validée par le système Tungsten
    • Acceptée : votre facture a été validée par Tungsten, mais n’a pas encore été reçue par le service AP de HH Global
    • Échec : votre facture n'a pas été validée par Tungsten – veuillez vérifier les erreurs les plus fréquentes avant d’ouvrir un dossier (par ex., champ de BC)
    • Présentée : votre facture est prête à être transmise au département AP de HH Global
    • Reçue : votre facture a été saisie dans le système du département AP d'HH Global, elle sera validée, puis traitée
    • Rejetée: votre facture n’a pas été validée par le service AP de HH Global et a été rejetée – vous allez recevoir des informations de rejet de la part de HH Global par e-mail
    • Approuvé : votre facture a été publiée
    • Payée : votre facture a été payée
    • Exception : votre facture est étudiée par HH Global, vous pourrez être contacté pour y apporter des corrections / obtenir un avoir

    Qui est chargé de fournir des identifiants Tungsten supplémentaires à d’autres utilisateurs ?

    Lorsqu’un fournisseur ou un acheteur s’enregistre sur le portail Tungsten, il doit nommer un administrateur. Pour connaître les détails sur l’administrateur, cliquez sur « Mon compte », puis sur « Mon Profil ». Les détails s’affichent au bas de l’écran.

    L’administrateur est la personne en mesure d’ajouter de nouveaux utilisateurs et de modifier les droits d’accès.

    Pourquoi Tungsten n’accepte pas mon numéro de facture lors de la création d’une facture ?

    Tungsten garde en mémoire les numéros de toutes les factures que vous envoyez à HH Global. Cela vous évite à vous, ainsi qu’à HH Global, d’envoyer des doublons. Votre facture devrait donc toujours avoir un numéro unique, par exemple 1/2013 et 1/2014 seront acceptés.

    Pour quels pays les notifications sont-elles requises ?

    Afrique du Sud
    Belgique
    Canada
    Danemark
    Espagne
    France
    Hongrie
    Irlande
    Italie
    Luxembourg
    Norvège
    Nouvelle-Zélande
    République tchèque

    Pourquoi mes BC n'apparaissent-t-ils pas sur le portail Tungsten Network ?

    1. Votre bon de commande a été créé au cours des dernières 24 heures. Le système prévoit de copier tous les nouveaux bons de commande une fois par jour, afin de les transmettre à Tungsten pendant la nuit. Il n’y a pas de relation en direct entre SRM et Tungsten, donc toutes les copies de bon de commande apparaissent sur les profils des fournisseurs Tungsten après 24 heures.
    2. Il y a un problème de mappage réel. Dans ce cas, contactez l’assistance Tungsten pour corriger le problème et connecter votre société à l’entité appropriée.

    Combien coûte l’envoi de factures électroniques ?

    HH Global fournit une facturation électronique gratuite via la solution Formulaire en ligne dans le cadre de son Offre de services aux fournisseurs.
    HH Global ne couvre pas le coût de la Solution intégrée, veuillez vous reporter au modèle de tarification.

    L’envoi de factures au moyen d'un formulaire électronique est-il sécurisé ?

    L’accès au service Tungsten, notamment au formulaire en ligne, requiert trois identifications. De plus, chaque session est protégée par un chiffrement SSL 128 bits normalisé, à l’aide de certificats de serveur de classe 3 Verisign. Chaque facture créée est stockée dans l’archive sécurisée, protégée par les mesures de sécurité les plus récentes, vérifiées quotidiennement.

    Ainsi, seuls les utilisateurs autorisés peuvent se connecter au site, et une fois connectés, toutes les communications sont privées et les données sont entièrement sécurisées.

    Tungsten peut-il collaborer avec du personnel qui parle d’autres langues ?

    Vous continuerez d’échanger avec votre client dans la même langue. Vous devez continuer d’envoyer vos factures dans la même langue.

    Si vous avez besoin d’aide, veuillez créer un dossier d’assistance par le biais du portail Tungsten Network.

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