Bienvenue dans la facturation électronique pour Mondelēz international

Mondelēz International s’est associé avec Tungsten Network afin de fournir
à ses fournisseurs une solution simplifiée d’envoi des factures

Vous aider à chaque étape du processus

Forts de plus de dix années d'expérience, nous avons réuni un grand nombre de questions fréquemment posées (FAQ) et de documents, de façon à vous accompagner à chaque étape du processus

  • Europe : Guide de facturation électronique pour les fournisseurs de Mondelēz International
  • Amérique du Nord : Guide de facturation électronique pour les fournisseurs de Mondelēz international
  • L’assistance de Tungsten Network

Questions relatives à l’inscription

  • L’acheteur et le vendeur doivent tous deux être membres de Tungsten Network pour pouvoir envoyer et recevoir des factures électroniques via Tungsten.

    Nombre de vos clients sont peut-être déjà membres du réseau. Vous pouvez envoyer des factures électroniques aux clients concernés 24 heures après votre inscription chez Tungsten Network.

  • À court terme, ce sera le moyen principal accepté par Mondelēz International pour l’envoi des factures des fournisseurs.

  • Oui, au cours du processus d’enregistrement, vous devez accepter les conditions générales standards requises. Après cela, Mondelēz Internationalvous demande d’arrêter d’envoyer des factures papier (rejetées, le cas échéant) et de soumettre toutes vos factures via Tungsten.

  • Yes, regardless of the solution you choose, you will be required to accept Tungsten Network’s terms and conditions.

  • Oui. Mondelēz International est en train de retirer progressivement le traitement des factures papier pour profiter des avantages qu’offre la facturation électronique, tant en interne que pour ses fournisseurs. Depuis 2018, l’usage de la facturation électronique Tungsten deviendra un critère de sélection officiel des fournisseurs employés par Mondelēz International. Même si cela n’aboutira pas nécessairement à une exclusion immédiate des fournisseurs ne l’ayant pas adoptée, nous pensons que lesdits fournisseurs seront, avec le temps, désavantagés.

  • Tungsten Network offre aux entreprises du monde entier des solutions de facturation électronique, d’analyse et de flux de travail. Pour en savoir plus sur nos produits et nos services, consultez notre site Internet.

  • Pour commencer à utiliser Tungsten Network, il vous suffit de vous inscrire à l'aide de la clé d'enregistrement ou du numéro TN fourni par votre client. Une fois enregistrés, tous les fournisseurs utilisant cette option bénéficieront automatiquement de 52 transactions gratuites. À la date anniversaire de votre enregistrement (un an après l’enregistrement), nous réapprovisionnerons votre compte avec 52 nouvelles factures gratuites à utiliser au cours des 12 mois suivants.

    Si vous êtes inscrit dans l’un des pays indiqués ci-dessous et que vous prévoyez de stocker vos factures à des fins de récupération fiscale dans l’archive des factures Tungsten, vous devez en informer votre centre des impôts local. Tungsten vous fournit un modèle de courrier à ces fins. Un lien vers un modèle de notification vous sera envoyé par e-mail.

    Afrique du Sud
    Belgique
    Canada
    Danemark
    Espagne
    France
    Hongrie
    Irlande
    Italie
    Luxembourg
    Norvège
    Nouvelle-Zélande
    République tchèque

  • Non. Aucun logiciel ou matériel supplémentaire n’est requis. Pour envoyer des factures via Tungsten Network, vous avez uniquement besoin d’une connexion Internet.

  • Vous avez besoin de la configuration système minimale suivante : Microsoft Windows 98 deuxième édition, Linux ou Mac OS 9.2*.

    Navigateur requis : version 9 d'Internet Explorer et versions les plus récentes de Firefox, Chrome, Safari ou Opera.

  • Vous pouvez envoyer des factures directement depuis votre système de facturation, dans le format de votre choix. Pour ce faire, vous devez devenir fournisseur de solution intégrée dans Tungsten Network. Veuillez contacter Tungsten directement au numéro +44 (0) 870 165 7420 pour vous inscrire. Tungsten possède également des numéros locaux dans les pays suivants :

    Pays Numéro local
    Région Asie-Pacifique +60 (3) 9207 7800
    Belgique +32 (0)24 031 011
    Danemark +45 808 858 18
    Finlande +358 (0)800 118 871
    France +33 (0)1707 081 00
    Allemagne +49 (0)69 2222 20290
    Irlande +353 (0)1 247 7709
    Italie +39 02360 06340
    Mexique +52 (55) 3098 7625
    Pays-Bas +31 (0)207 121 385
    Norvège +47 800 149 34
    Portugal +351 (0)800 860007
    Espagne +34 914 141 472
    Suède +46 (0)85 057 8418
    Suisse +41 (0)44 580 1491
    Royaume-Uni +44 (0)870 165 7420
    États-Unis +1 (770) 698 1420
  • Une fois inscrit sur le réseau, Tungsten vous permet d’envoyer des factures électroniques à n’importe quel client membre du réseau, sans frais supplémentaires. Cliquez sur Mise en relation des clients sur le portail fournisseur pour rechercher des acheteurs.

  • Oui, en utilisant le service Tungsten Network, vous aurez l’assurance de continuer à être payé sans délai.

  • La facturation électronique n’affecte pas les conditions générales actuelles.

  • Une fois que vous êtes prêt à utiliser Tungsten Network, Mondelēz International n’accepte plus les factures papier. Les paiements risquent d’être fortement retardés si vous continuez d’envoyer des factures papier.

  • Vous pouvez accéder au portail sécurisé de Tungsten Network et créer des factures à l’aide du formulaire en ligne. Aucune installation de logiciel n’est nécessaire. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet et un navigateur standard.

  • Non, Mondelēz International n’accepte pas les fichiers électroniques envoyés directement par les fournisseurs. Utilisez la solution intégrée de Tungsten Network pour envoyer vos factures électroniquement.

  • Non. Mondelēz International n’accepte pas une image d’une facture ou le téléchargement des données dans un format fixe. Mondelēz International accepte uniquement les factures fournisseur envoyées via la plate-forme Tungsten Network.

  • Indiquez la date de votre choix dans le courrier d’invitation à vous inscrire envoyé par Mondelēz International. Après cette date, Mondelēz International n’acceptera plus les factures papier. Tungsten Network accepte tous les formats de données, de sorte que vous pouvez vous inscrire et envoyer vos factures. Lorsque vous serez prêt à utiliser votre nouveau logiciel, il vous suffira d’informer Tungsten Network des changements affectant la sortie des données. Tungsten Network apportera alors les modifications nécessaires au réseau pour assurer une transition fluide et une transmission de factures sans interruption.

Questions générales

  • Une récente enquête auprès des clients Tungsten fait état des avantages suivants :

    Avantages perçus, avant et après l’inscription des fournisseurs à Tungsten Network Avantages anticipés avant l’inscription à TN Avantages obtenus après l’inscription à TN
     Plus de facilité pour l’établissement des rapports et les rapprochements de comptes 12,9 % 72,1 %
    Moins d’exceptions et de problèmes 19,7 % 74,1 %
    Des paiements plus prévisibles 31,7 % 78,7 %
    Une productivité accrue 5,3 % 68,3%
    Moins de demandes faites à votre client 17,7 % 71,3 %
    Des coûts opérationnels inférieurs 7,0 % 57,2 %
    Réception des factures plus rapide et garantie 40,8 % 76,4 %
    Réduction des délais de paiement 37,6 % 72,6%
    La confirmation de l'envoi 36,1 % 81,8 %

    Cliquez ici pour visiter notre page dédiée aux avantages.

  • En fonction du nombre de factures que vous envoyez et du nombre de partenaires commerciaux avec lesquels vous êtes inscrit sur Tungsten Network, certains frais pourront vous être facturés pour ce service. Mondelēz International paie également des frais pour avoir accès au service. Nous pensons que ces coûts sont largement compensés par les avantages d’une facturation électronique et de l’élimination des factures papier.

    Cliquez ici pour la solution intégrée

    Cliquez ici pour la solution de formulaire en ligne

  • Au même titre que Mondelēz International ne rembourse pas les frais d’émission des factures papier des fournisseurs, la société ne couvre pas non plus les coûts d'envoi en ligne. La solution électronique se révèle néanmoins meilleur marché pour la plupart des entreprises. Outre l’aspect économique, vous profiterez de nombreux avantages : envoi immédiat des factures, confirmation de l’envoi des factures, statut des factures disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et création de rapports.

  • Tungsten n’est pas une plate-forme de paiement.Mondelēz International continuera d’utiliser le même mode de paiement.

  • Non. Après avoir reçu votre notification, Mondelēz International exige que vous commenciez à soumettre toutes vos factures via Tungsten et qu’aucune facture papier ne soit envoyée (le cas échéant, elle serait rejetée). Ceci permet d’éviter d’éventuels doublons.

  • Non, pour connaître le statut précis de vos factures, consultez les mises à jour du statut des factures dans votre compte, sur le portail Tungsten. Cliquez ici

    • Envoyé : votre facture attend d’être validée par le système Tungsten
    • Accepté : votre facture a été validée par Tungsten – Facture pas encore reçue par Mondelēz International Département AP
    • Échec : votre facture n'a pas été validée par Tungsten – veuillez vérifier les erreurs les plus fréquentes avant d’ouvrir un dossier (par ex., champ de BC)
    • Présentée : votre facture est prête à être transmise au département AP de Mondelēz International
    • Reçu : votre facture a été saisie dans le système du département AP de Mondelēz International – elle sera validée, puis traitée
    • Rejeté : votre facture n'a pas été validée par le département AP de Mondelēz International et a été rejetée – vous recevrez un e-mail de Mondelēz International vous informant du rejet
    • Approuvé : votre facture a été publiée
    • Payé : votre facture a été payée
    • Exception : votre facture est examinée par Mondelēz International – vous pourrez être contacté pour y apporter des modifications / pour un avoir
  • L’accès au service Tungsten, notamment au formulaire en ligne, requiert trois identifications. De plus, chaque session est protégée par un chiffrement SSL 128 bits normalisé, à l’aide de certificats de serveur de classe 3 Verisign. Chaque facture créée est stockée dans l’archive sécurisée, protégée par les mesures de sécurité les plus récentes, vérifiées quotidiennement.

    Ainsi, seuls les utilisateurs autorisés peuvent se connecter au site, et une fois connnectés, toutes les communications sont privées et les données sont entièrement sécurisées.

  • Vous continuerez d’échanger avec votre client dans la même langue. Vous devez continuer d’envoyer vos factures dans la même langue.

    Si vous avez besoin d’assistance, veuillez appeler le +44 (0) 870 165 7430. Pour obtenir de l’aide en allemand, espagnol, français, italien, néerlandais ou portugais, appelez l’un des numéros locaux ci-dessous :

    Belgique + 32 2403 1012
    France + 33 1707 08109
    Allemagne + 49 6922 2220 293
    Irlande + 35 3124 77710
    Italie + 39 0236 006 341
    Mexique +52 (55) 3098 7625
    Pays-Bas + 31 2071 21386
    Portugal + 35 1800 814 549
    Espagne + 34 9141 41473
    Royaume-Uni + 44 8701 657 430
    États-Unis + 1 877 752 0900

    Ces numéros sont utilisés pour l’assistance relative à la facturation électronique Tungsten uniquement. Pour toute question relative aux paiements, merci de contacter votre référent habituel.

Clients existants

    • Puisque Mondelēz International autorise les pièces jointes, rendez-vous sur « Facturation » et sélectionnez « Factures en attente de pièces jointes »
    • Retrouvez votre facture en saisissant son numéro dans le champ de recherche ou en triant le tableau « Factures en attente de pièces jointes » en fonction des différents intitulés de colonnes
    • Vérifiez les types de fichiers autorisés dans la colonne « Upload (Télécharger) »
    • Cliquez sur « Select (Sélectionner) » pour ajouter depuis votre ordinateur le(s) fichier(s) à joindre
    • Vous pouvez voir vos pièces jointes dans la colonne « Attachment count (Nombre de pièces jointes) »
    • Vous devez envoyer vos factures avec leurs pièces jointes pour nous signaler qu’elles sont prêtes pour le traitement, cochez les cases en regard des factures concernées et cliquez sur le bouton « Release (Approuver) »
    • Vous êtes limité(e) à un maximum de trois pièces jointes par facture, qui doivent être au format .tiff.
    • Si vous avez des factures en attente de pièces jointes, vous aurez un délai de 24 heures pour ajouter ces pièces jointes avant que la facture ne soit envoyée automatiquement.
  • Non, ceci en vue d’éviter les doublons de factures. Le système ne permet pas d’entrer le même numéro à deux reprises.

  • Oui, il vous suffit d’entrer la date appropriée. Il n'est pas possible de saisir une date future.

  • Veuillez entrer un seul BC dans le champ BC sur l’en-tête de la facture. Veuillez saisir les autres bons de commande dans le corps de la facture, chaque BC sur chaque ligne associée, par ex.  :

    • Ligne 1 : premier BC, description de la livraison/du service/des marchandises
    • Ligne 2 : deuxième BC, description de la livraison/du service/des marchandises
    • Ligne 3 : troisième BC, description de la livraison/du service/des marchandises
  • Lorsqu’un fournisseur ou un acheteur s’enregistre sur le portail Tungsten, il doit nommer un administrateur. Pour connaître les détails sur l’administrateur, cliquez sur « Mon compte », puis sur « Mon Profil ». Les détails s’affichent au bas de l’écran.

    L’administrateur est la personne en mesure d’ajouter de nouveaux utilisateurs et de modifier les droits d’accès.

  • Tungsten garde en mémoire les numéros de toutes les factures que vous envoyez à Mondelēz International. Cela vous évite, ainsi qu’à Mondelēz International, d’envoyer des doublons. Votre facture devrait donc toujours avoir un numéro unique, par exemple 1/2013 et 1/2014 seront acceptés.

    1. Votre bon de commande a été créé au cours des dernières 24 heures. Le système prévoit de copier tous les nouveaux bons de commande une fois par jour, afin de les transmettre à Tungsten pendant la nuit. Il n’y a pas de relation en direct entre SRM et Tungsten, donc toutes les copies de bon de commande apparaissent sur les profils des fournisseurs Tungsten après 24 heures.
    2. Il y a un problème de mappage réel. Dans ce cas, contactez l’assistance Tungsten pour corriger le problème et connecter votre société à l’entité appropriée.

Envoyez une demande d’assistance ou créez un dossier pour notre équipe d’assistance et nous vous recontacterons dans les plus brefs délais.

Veuillez décrire votre problématique en détail.

Facultatif

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