Bienvenue dans la facturation électronique pour GSK Vaccines

Foire aux questions

• Pourquoi devrais-je utiliser Tungsten Network pour envoyer mes factures ?

  Dans le cadre de sa stratégie « Procure-to-Pay » lancée il y a quelques années, GSK Vaccines est passé à la facturation électronique afin de recevoir 100 % de ses factures entrantes par voie électronique. Une fois cette transition achevée, GSK Vaccines ne recevra plus de factures papier et la soumission des factures via Tungsten Network sera le seul moyen pour GSK Vaccines d'accepter les factures de ses fournisseurs.

• La facturation via Tungsten Network est-elle exigée pour collaborer avec GSK Vaccines?

  Lorsque vous passerez à la facturation électronique, GSK Vaccines n'acceptera plus les factures papier de votre entreprise. À la place, les factures électroniques seront le seul moyen de procéder à un paiement réussi. À la fin de la transition, GSK Vaccines ne recevra plus de factures papier.

• Quels avantages tirer de l’utilisation de Tungsten Network ?

  • Envoi garanti et rapide de vos factures à GSK dans les 24 heures – Les délais de paiement courent à partir de la date d'envoi de la facture, ce qui élimine les retards qui pourraient résulter de l'utilisation de la facturation papier
  • Gestion du flux de trésorerie améliorée – Des factures reçues, traitées et approuvées plus rapidement engendrent des paiements plus prévisibles
  • Meilleure visibilité – connectez-vous à tout moment pour vérifier le statut de vos factures et suivre le processus jusqu’au paiement
  • Moins d'erreurs – Tungsten valide vos factures pour repérer les erreurs courantes qui pourraient avoir lieu avec un traitement manuel
  • Bons de commande disponibles – Les bons de commande seront envoyés à Tungsten Network afin de faciliter vos processus de facturation
  • Processus administratif rentable – Toutes les études montrent que cette solution sans papier est moins coûteuse et moins gourmande en ressources que l'ancien processus papier manuel
  • Compatible avec la TVA, quel que soit le lieu d’envoi ou de réception des factures

• La facturation électronique sera-t-elle exigée pour les nouveaux fournisseurs ?

  Oui, l’utilisation de la facturation électronique de Tungsten Network est un critère de sélection officiel des nouveaux fournisseurs. Veuillez vous référer à la politique de facturation électronique de GSK envoyée lors du processus de création.

  GSK Vaccines inclura dans les nouveaux contrats des conditions exigeant que les futurs fournisseurs utilisent le réseau Tungsten Network.

• Aurai-je besoin d’utiliser ce service si mon compte est actuellement payé sans délai ?

  Oui. En utilisant le service Tungsten Network, vous aurez l’assurance de continuer à être payé ponctuellement.

• Que se passe-t-il si j’envoie encore des factures papier ?

  Nous continuerons volontiers à recevoir vos factures papier tout au long de vos modalités d’inscription au Tungsten Network. Une fois votre inscription terminée, veillez à ne plus envoyer de factures papier.

  Remarque : les factures papier seront rejetées et il vous sera demandé par courrier électronique de retraiter les factures via Tungsten Network. Ceci aura définitivement un impact sur vos échéances.

• Quels sont les coûts associés à l’enregistrement auprès de Tungsten Network ?

  Les frais varient en fonction de l'option que vous choisissez.

  • Des frais d’adhésion annuels s’appliquent si vous optez pour la Solution Intégrée, de même que des frais de transaction.
  • Si vous choisissez l'option du formulaire en ligne, il n'y a pas de frais annuels, mais seulement des frais de transaction.

  REMARQUE : vous recevrez des TRANSACTIONS GRATUITES par an

  Option choisie	Transactions gratuites
  Formulaire en ligne	52 transactions gratuites par an
  Solution intégrée	520 transactions gratuites par an

  Pour plus de détails, veuillez vous référer à notre site Web

• Que couvrent les frais d’adhésion à la Solution intégrée ?

  Les frais d’adhésion couvrent le coût de votre installation sur le réseau Tungsten, ainsi que les frais généraux liés à la maintenance du réseau. Il s’agit là de frais annuels, quel que soit le nombre de clients que vous facturez via le réseau.

• Pourquoi GSK Vaccines ne paie-t-il pas les frais ?

  Le passage à la facturation électronique permettra à votre organisation de réaliser des économies (réduction des coûts de papier, d'impression et d'envoi). Notre analyse montre que l’adoption de la facturation électronique permet aux fournisseurs de réaliser des économies en simplifiant leurs processus et en réduisant les délais de paiement de manière significative.

• GSK Vaccines effectuera-t-il des paiements via Tungsten Network ?

  Tungsten Network n’est pas une plateforme de paiement. GSK Vaccines continuera à utiliser ses méthodes de paiement actuelles.

• Ai-je besoin de signer un contrat avec Tungsten Network ?

  Oui. Si vous choisissez la solution intégrée, vous devrez signer un accord spécifique avec Tungsten Network. Si vous optez pour la solution du formulaire en ligne, vous devrez accepter les conditions générales lors de votre inscription.

  De plus, une fois votre inscription terminée, vous acceptez de ne plus envoyer de factures papier à GSK Vaccines. Remarque : les factures papier seront rejetées et il vous sera demandé par courrier électronique de retraiter les factures via Tungsten Network. Ceci aura définitivement un impact sur vos échéances.

• Comment cela va-t-il modifier le processus actuel des bons de commande ?

  Rien ne changera. Vous recevrez toujours vos bons de commande directement par courrier électronique de GSK Vaccines, mais vos bons de commande valides seront également disponibles sur le portail de Tungsten Network. Une validation aura lieu pour s'assurer que le numéro de bon de commande indiqué sur votre facture correspond à un bon de commande valide.

  Recommandation : si vous choisissez la solution du formulaire en ligne, vous pouvez créer vos factures en convertissant le bon de commande. Le processus est plus rapide et permet d'éviter les erreurs telles que les mauvais articles, unités de mesure, etc.

• Qui puis-je contacter au sein de GSK Vaccines ?

  La mise en œuvre de la facturation électronique sera gérée au nom de GSK Vaccines par Tungsten Network. En premier lieu, contactez Tungsten.

  Pour de plus amples informations sur la question « Qui dois-je contacter en cas de demande de renseignements », veuillez vous reporter à la section « Quand dois-je contacter GSK ? » (Les responsabilités de GSK et de Tungsten sont décrites)

• Tungsten Network peut-il offrir de l’assistance dans plusieurs langues ?

  Oui, Tungsten Network fournit des services commerciaux, de mise en œuvre et d’assistance en anglais, français, allemand, néerlandais, espagnol, italien, polonais et portugais.
  Pour les numéros de contact locaux, veuillez vous référer à ce lien Aide et assistance.

• Dois-je installer un logiciel ou du matériel supplémentaire ?

  Non. Aucun logiciel ou matériel n'est nécessaire. Tungsten Network est un service en ligne ; pour accéder à la plateforme de facturation électronique, vous aurez simplement besoin d’un navigateur et d’un accès à Internet.

  Nous ne demandons pas de fourniture de données standardisées, la capacité de Formatage « Any-to-any » de Tungsten Network permet d’accepter des factures quels que soient le format et la structure du fichier.

• J’envoie déjà certaines données de facture directement à d’autres clients ; puis-je envoyer les factures EDI/XML directement à GSK Vaccines ?

  Pour Tungsten Network, EDI et XML sont des formats de données comme les autres ; vous pouvez donc utiliser ce format préféré pour envoyer des données à Tungsten Network si vous choisissez d’utiliser la Solution Intégrée. GSK Vaccines n’acceptera aucune donnée électronique directement des fournisseurs puisque nous obtenons un fichier unique consolidé de Tungsten Network contenant les factures de tous nos fournisseurs.

• Que se passe-t-il si je ne possède pas de système capable de créer des factures électroniques ?

  Si vous imprimez des factures générées par un système de facturation quelconque, vous pouvez envoyer les fichiers de données des factures à Tungsten Network à l’aide de la Solution Intégrée. Si vous établissez des factures manuellement (Word, excel, etc.), vous pouvez accéder à la plateforme de facturation électronique de Tungsten via le site Internet sécurisé et créer des factures en ligne à l’aide de la solution de Formulaire en Ligne. Aucune installation logicielle n’est exigée ; tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet et un navigateur standard.

• Comment le basculement de la facturation papier à la facturation électronique est-il géré ?

  Une fois que vous serez enregistré et prêt à faire des transactions via le réseau, Tungsten Network vous enverra une alerte vous informant que vous pouvez désormais envoyer vos factures. En même temps, GSK Vaccines sera également informée que vous êtes prêt à effectuer des transactions.

  Remarque : dès que vous serez prêt à effectuer des transactions, les factures papier seront rejetées et il vous sera demandé par courrier électronique de retraiter les factures via Tungsten Network. Ceci aura définitivement un impact sur vos échéances.

• Puis-je envoyer des factures électroniques à tous mes clients via Tungsten Network ?

  Une fois enregistré, Tungsten Network vous permet d’envoyer des factures électroniques à d’autres clients qui utilisent le réseau.

• Puis-je envoyer des transactions pour plusieurs clients dans un seul fichier ?

  Pour la Solution Intégrée, Tungsten Network peut accepter les fichiers de données dans n’importe quel format couvrant autant de clients que nécessaire. Tungsten Network conviendra avec vous de la façon dont chaque client est identifié dans votre fichier de données et enverra par la suite chaque transaction au bon client.

• Mon organisation prévoit de changer son logiciel de facturation bientôt, dois-je attendre avant de m’enregistrer ?

  Notre objectif est de faire en sorte que tous les fournisseurs soient enregistrés et envoient des factures électroniques. Tungsten Network accepte n’importe quel format de données ; vous pouvez donc rejoindre le réseau dès que possible et envoyer vos factures maintenant pour assurer que vos paiements ne soient pas interrompus. Il vous suffira simplement d’informer Tungsten des changements lorsque vous êtes prêt à utiliser votre nouveau logiciel. Tungsten procèdera ensuite aux changements nécessaires sans interrompre l’envoi des factures.