Bienvenue dans la facturation électronique pour Sanofi

Questions fréquemment posées (FAQ)

Qu’est-ce que Tungsten Network ?

Tungsten Network est un réseau mondial de facturation électronique. La plateforme de facturation électronique Tungsten Network permet aux fournisseurs d'envoyer des données de facturation sous n'importe quel format directement depuis leur système comptable, de saisir les données en ligne et de soumettre la facture en ligne sur le portail et même de transformer facilement un bon de commande en facture.

En outre, le Service de statut des factures* permet aux fournisseurs de suivre leurs factures à travers les principales étapes de traitement, de la réception au paiement.
*Dans certains pays, la disponibilité du Service de statut des factures peut être différée par rapport au service de facturation électronique.

Comment cela fonctionne-t-il ?

La solution « sans contraintes » de Tungsten Network prend en charge toutes les exigences de mappage des données et assure que toutes les factures des fournisseurs sont envoyées au format demandé par le système comptable d’un client.

La facturation via Tungsten Network est-elle exigée pour collaborer avec Sanofi ?

Sanofi abandonne progressivement le traitement des factures papier pour profiter des avantages qu’offre la facturation électronique, tant pour notre entreprise que pour ses fournisseurs.

La possibilité de soumettre des factures électroniques constituera l'un des critères d'évaluation lors de la procédure d'appel d'offres et de sélection des fournisseurs.

Quels avantages tirer de l’utilisation de Tungsten Network ?

• Livraison sécurisée et garantie des factures – Sanofi reçoit les factures en quelques heures, ce qui évite les retards ou les pertes qui arrivent parfois lors du transit postal des documents papier
• Vous pouvez vérifier le statut de votre facture en ligne, de l’envoi au paiement*
• Réduction des délais de traitement – Comme nous recevons les factures plus rapidement, nos activités de traitement peuvent commencer plus tôt, ce qui garantit le paiement dans les délais
• Validation instantanée des factures – Tungsten Network valide les factures en garantissant la conformité avec les exigences juridiques et la disponibilité des données nécessaires pour les intégrer dans le système Sanofi, ce qui contribue à un traitement plus rapide et limite les retards potentiels causés par des informations manquantes
• Technologie de formatage des données « Any-to-any » – Tungsten Network prend en charge presque tous les formats de votre système ERP et peut les intégrer dans le format requis par le système ERP de Sanofi. Aucun logiciel ou matériel supplémentaire n'est nécessaire pour cela
• Une plus grande transparence du traitement et une meilleure gestion des flux de trésorerie grâce à un accès et à une présentation de rapports 24 h/24 et 7 j/7
• Conformité aux règles de TVA – Quel que soit le lieu d'envoi ou de réception des factures, les systèmes et processus de Tungsten Network garantissent la conformité avec les réglementations locales en matière de facturation électronique
• Facile, rentable et éco-responsable – Dans certaines situations, selon sa politique tarifaire, Tungsten Network peut appliquer des frais, mais les économies réalisées sur les coûts d'impression, de préparation et d'envoi des factures devraient les compenser, voire souvent les dépasser

*Dans certains pays, la disponibilité du Service de statut des factures peut être différée par rapport au service de facturation électronique.

Dois-je installer un logiciel ou du matériel supplémentaire ?

Tungsten Network est un service en ligne ; pour accéder à la plateforme de facturation électronique, vous aurez simplement besoin d’un navigateur et d’un accès à Internet.

La facturation électronique sera-t-elle exigée pour les nouveaux appels d’offres et les nouveaux fournisseurs ?

La possibilité de soumettre des factures électroniques constituera l'un des critères d'évaluation lors de la procédure d'appel d'offres et de sélection des fournisseurs.

Aurai-je besoin d’utiliser ce service si mon compte est actuellement payé sans délai ?

En utilisant le service Tungsten Network, vous aurez l’assurance de continuer à être payé ponctuellement. En outre, vous bénéficierez d'un certain nombre d'autres avantages allant d'une livraison plus sûre des factures à une visibilité accrue sur le cycle de vie des factures*.
*Dans certains pays, la disponibilité du Service de statut des factures peut être différée par rapport au service de facturation électronique.

Que se passe-t-il si j’envoie encore des factures papier ?

Sanofi souhaite profiter des avantages que la facturation électronique apporte à notre entreprise et à nos fournisseurs, et c'est donc la méthode de facturation que nous privilégions.
Lorsque vous commencez à envoyer vos factures via Tungsten Network, vous devrez arrêter d’envoyer des copies papier.

Quels sont les coûts associés à l’enregistrement auprès de Tungsten Network ?

Tungsten Network propose deux types d’envoi de factures : la Solution Intégrée et le Formulaire en Ligne.

La Solution Intégrée permet aux fournisseurs d’envoyer les données de leurs factures dans n’importe quel format directement à notre système de comptabilité. Cela intègre votre système de facturation actuel dans le réseau de facturation électronique de Tungsten afin que les données soient transférées sans intervention manuelle ; cette solution comporte des frais d’adhésion annuels ainsi que des frais de transaction si vous dépassez le nombre de factures gratuites offertes par cette solution.

Le Formulaire en Ligne vous permet d’entrer manuellement les données de vos factures grâce à un formulaire en ligne sécurisé sur le portail Tungsten Network. Si vous choisissez d’utiliser le Formulaire en Ligne, vous n’aurez pas à payer de frais d’adhésion ni de frais d’installation pour commencer à utiliser ce service. Vous recevrez un nombre de transactions gratuites ; si vos exigences de facturation dépassent le nombre de transactions gratuites, vous pourrez en acheter davantage. Veuillez consulter la page Options de Tungsten Network pour connaître les frais actuels.

Que couvrent les frais d’adhésion à la Solution intégrée ?

Les frais d’adhésion couvrent le coût de votre enregistrement à Tungsten Network, ainsi que les frais généraux de maintenance du réseau. Les frais d’adhésion sont des frais annuels indépendants du nombre de clients que vous facturez via le réseau, et comprennent un certain nombre de transactions gratuites.

Pourquoi Sanofi ne paie-t-il pas les frais ?

Sanofi et les fournisseurs paient des frais pour utiliser Tungsten Network puisque nous bénéficierons tous les deux du service. Adopter la facturation électronique permet aux fournisseurs de réaliser des économies en simplifiant vos processus et en réduisant les délais de paiement de manière significative.

Ces frais se rapprochent étroitement des frais postaux et pourront être absorbés en réduisant vos efforts de recherche des paiements ou en résolvant les problèmes de facturation.

Sanofi effectuera-t-il des paiements via Tungsten Network ?

Tungsten Network n’est pas une plateforme de paiement. Sanofi continuera de payer ses fournisseurs à l’aide de la méthode de paiement qu’il utilise actuellement.

Ai-je besoin de signer un contrat avec Tungsten Network ?

Oui, quelle que soit la solution que vous choisissez, il vous sera demandé d’accepter les conditions générales de Tungsten Network.

Cette exigence de facturation électronique s’applique-t-elle à toutes les entités de Sanofi ?

Le déploiement de la facturation électronique via Tungsten Network est prévu dans la plupart des pays européens.

Qui puis-je contacter au sein de Sanofi ?

La mise en œuvre de la facturation électronique sera gérée pour le compte de Sanofi par Tungsten Network qui sera également le premier point de contact en cas de questions.

Tungsten Network peut être contacté via le service d'assistance Tungsten Network

Que se passe-t-il si je ne possède pas de système capable de créer des factures électroniques ?

Tungsten Network peut traiter de nombreux types de données, veuillez donc nous contacter afin d'obtenir de l'aide pour trouver la meilleure solution pour votre entreprise, en tenant compte également des capacités de votre système.

Si vous établissez des factures manuellement (Word, excel, etc.), vous pouvez accéder à la plateforme de facturation électronique de Tungsten via le site Internet sécurisé et créer des factures en ligne à l’aide de la solution de Formulaire en Ligne. Aucune installation logicielle n’est exigée ; tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet et un navigateur standard.

Comment le basculement de la facturation papier à la facturation électronique est-il géré ?

Une fois enregistré et prêt à faire des transactions via le réseau, Tungsten Network vous enverra une alerte vous informant que vous pouvez désormais envoyer vos factures à notre service comptable.

Puis-je envoyer des factures électroniques à tous mes clients via Tungsten Network ?

Une fois enregistré, Tungsten Network vous permet d’envoyer des factures électroniques à d’autres clients qui utilisent le réseau.

Puis-je envoyer des transactions pour plusieurs clients dans un seul fichier ?

Pour la Solution Intégrée, Tungsten Network peut accepter les fichiers de données dans n’importe quel format couvrant autant de clients que nécessaire. Tungsten Network conviendra avec vous de la façon dont chaque client est identifié dans votre fichier de données et enverra par la suite chaque transaction au bon client.

Mon organisation prévoit de changer son logiciel de facturation bientôt, dois-je attendre avant de m’enregistrer ?

Tungsten Network accepte n’importe quel format de données ; vous pouvez donc rejoindre le réseau dès que possible. Il vous suffira simplement d’informer Tungsten des changements lorsque vous êtes prêt à utiliser votre nouveau logiciel. Tungsten procèdera ensuite aux changements nécessaires sans interrompre l’envoi des factures.

Tungsten Network peut-il offrir de l’assistance dans plusieurs langues ?

Oui, Tungsten Network fournit des services commerciaux, de mise en œuvre et d’assistance en anglais, français, allemand, néerlandais, espagnol, italien, polonais et portugais.

Peut-on obtenir des informations supplémentaires sur le service Tungsten Network ?

Oui. Pour cela, veuillez consulter le site www.tungsten-network.com