Bienvenue dans la facturation électronique pour GE

GE s’est associé avec Tungsten Network afin de fournir à ses fournisseurs une solution simplifiée d’envoi des factures

Vous aider à chaque étape du processus

Forts de plus de dix années d'expérience, nous avons réuni un grand nombre de questions fréquemment posées (FAQ) et de documents, de façon à vous accompagner à chaque étape du processus

Questions générales

  • Tungsten Network offre aux entreprises du monde entier des solutions de facturation électronique, d’analyse et de flux de travail. Pour en savoir plus sur nos produits et nos services, consultez notre site Internet.

    • Un envoi sécurisé et garanti des factures, il n’y a plus de factures perdues par la poste
    • Vos factures seront traitées plus rapidement
    • Fin des retards dus à l’absence de certaines informations, à des erreurs de destinataire ou à une intervention manuelle
    • Technologie de FORMATAGE DES DONNÉES SANS CONTRAINTE ; il n’y a pas besoin de logiciel ou de matériel supplémentaire
    • Une plus grande transparence du traitement et une meilleure gestion des flux de trésorerie grâce à un accès et à une présentation de rapports 24 h/24 et 7 j/7
    • Conforme à la réglementation sur la TVA, quel que soit le lieu d’envoi ou de réception des factures
    • Simple et économique pour envoyer des factures, à tout moment
  • Oui. À partir de 2016, l’usage de la facturation électronique Tungsten est devenu un critère de sélection officiel des fournisseurs employés par GE. Même si cela n’aboutira pas nécessairement à une exclusion immédiate des fournisseurs ne l’ayant pas adoptée, nous pensons que lesdits fournisseurs seront, avec le temps, désavantagés.

  • Tungsten Network fournit deux niveaux de facturation électronique. Chaque solution inclut un nombre donné de factures gratuites chaque mois.

    Pour les fournisseurs de GE Healthcare, Renewable Energy, GE Corporate (SSS), GE Capital (SSS) et BHGE, connu précédemment sous le nom de GE Oil & Gas, toutes les transactions envoyées via la solution Formulaire en ligne sont gratuites !

    Pour les autres unités opérationnelles de GE, les fournisseurs utilisant le formulaire en ligne peuvent acheter de nouvelles transactions via le portail Tungsten Network. La page d’achat de transactions Tungsten Network est accessible depuis le menu « Facturation » (qui contient également la page « Créer une facture »).

  • Vous continuerez d’échanger avec votre client dans la même langue. Vous devez continuer d’envoyer vos factures dans la même langue.

    Si vous avez besoin d'aide, veuillez créer un dossier d'assistance ou appeler l' équipe d'assistance Tungsten Network.

Questions relatives à l’inscription

  • L’acheteur et le vendeur doivent tous deux être membres de Tungsten Network pour pouvoir envoyer et recevoir des factures électroniques via Tungsten.

    Si vous avez reçu un e-mail de la part de Tungsten Network vous invitant à rejoindre le réseau pour le compte de GE, cliquez sur le lien d’activation indiqué dans l’e-mail et suivez les étapes d’inscription. (Il s’agit d’un lien personnalisé qui comporte des données préchargées qui vous permettront de vous inscrire plus rapidement.)

    Si vous n’avez pas reçu d'e-mail, veuillez contacter[email protected] pour demander votre lien d'inscription.

    Nombre de vos clients sont peut-être déjà membres du réseau. Vous pouvez envoyer des factures électroniques aux clients concernés 24 heures après votre inscription chez Tungsten Network.

  • Yes, regardless of the solution you choose, you will be required to accept Tungsten Network’s terms and conditions.

  • Non. Aucun logiciel ou matériel supplémentaire n’est requis. Pour envoyer des factures via Tungsten Network, vous avez uniquement besoin d’une connexion Internet.

  • Vous avez besoin de la configuration système minimale suivante : Microsoft Windows 98 deuxième édition, Linux ou Mac OS 9.2*.

    Navigateur requis : version 9 d'Internet Explorer et versions les plus récentes de Firefox, Chrome, Safari ou Opera.

  • Une fois inscrit sur le réseau, Tungsten vous permet d’envoyer des factures électroniques à n’importe quel client membre du réseau, sans frais supplémentaires. Cliquez sur Mise en relation des clients sur le portail fournisseur pour rechercher des acheteurs.

  • Non. Après avoir reçu votre notification, GE exige que vous commenciez à soumettre toutes vos factures via Tungsten et qu’aucune facture papier ne soit envoyée (le cas échéant, elle serait rejetée). Ceci permet d’éviter d’éventuels doublons.

  • Lorsqu’un fournisseur ou un acheteur s’enregistre sur le portail Tungsten, il doit nommer un administrateur. Pour connaître les détails sur l’administrateur, cliquez sur « Mon compte », puis sur « Mon Profil ». Les détails s’affichent au bas de l’écran.

    L’administrateur est la personne en mesure d’ajouter de nouveaux utilisateurs et de modifier les droits d’accès.

Conformité

  • Oui, Tungsten Network étant global, les membres peuvent échanger des factures dans le monde entier. Tungsten Network se conforme aux règlementations fiscales locales, ce qui facilite vos démarches de conformité. Du fait que nous travaillons avec PwC, nous assurons notre conformité aux règlementations fiscales et celles régissant les facturations en Europe, en Amérique du Nord et en Asie Pacifique.

    Contactez-nous pour parler de notre conformité globale plus en détail.

  • Oui, la facturation électronique de Tungsten Network est conforme aux règlementations locales concernant les impôts et la TVA. Nous travaillons avec PwC pour assurer notre conformité aux règlementations fiscales et relatives à la facturation électronique.

    Les acheteurs et les fournisseurs sur Tungsten Network reçoivent une image PDF de la facture avec signature numérique. Il s’agit de l'image de la facture conforme aux règlementations fiscales. L’acheteur peut l'utiliser à des fins de flux de travail et d'audit.

    Les membres de Tungsten Network peuvent stocker le PDF avec signature numérique sur leurs propres archives électroniques, ou peuvent y accéder 24 h/24 et 7 j/7 dans les archives de Tungsten Network.

    Contactez-nous pour parler de notre conformité globale plus en détail.

  • Avec la facturation électronique de Tungsten Network, vous n’êtes aucunement obligé d’imprimer ou de conserver des copies papier de vos factures. Tungsten Network envoie les données de facturation au système comptable de l’acheteur, ainsi qu’un PDF avec signature numérique qui peut être utilisé à des fins de flux de travail et d’audit. Il s’agit de la facture conforme aux réglementations fiscales.

    Tungsten Network stocke toutes les factures envoyées sur le réseau de facturation électronique dans les archives de factures. Tous les membres du réseau peuvent accéder à ces archives 24 h/24 et 7 j/7 en se connectant sur le portail Tungsten Network.

  • PricewaterhouseCoopers est le conseiller fiscal de Tungsten Network. Tungsten Network fait appel aux services d’organisations PwC locales pour communiquer avec les autorités fiscales locales compétentes afin d’obtenir la garantie que ses produits reflètent les conventions fiscales les plus récentes.

    TrustWeaver apporte sa signature numérique sur nos factures. TrustWeaver fournit des outils qui facilitent la conformité et la vérifiabilité des documents et processus commerciaux grâce à de nouvelles solutions basées sur les signatures électroniques.

  • Dans ce cas, Tungsten ne sera pas en mesure de produire une facture électronique valide sur le plan juridique et signée numériquement par TrustWeaver. Tungsten vous proposera alors une image de flux de travail de la facture contenant toutes les informations pertinentes, mais que vous ne pourrez pas utiliser comme document légal à des fins d’audit ou de remboursement de TVA.

  • La signature numérique apporte à un acheteur la preuve qu’une facture a été légitimement envoyée par le fournisseur désigné sur la facture. Les signatures numériques servent à démontrer l’authenticité de l’origine d’une facture, de même que l’intégrité des données du document d’origine. Les signatures Tungsten Network sont émises par TrustWeaver et sont horodatées.

    Il est nécessaire de vérifier toutes les signatures de facture avant la poursuite de leur traitement de manière à clore la piste d’audit ; cette tâche peut cependant être confiée à Tungsten Network sous réserve, le cas échéant, de l’accord explicite du client.

  • Tungsten Network stocke toutes les factures envoyées sur le réseau de facturation électronique dans les archives de factures. Tous les membres du réseau peuvent accéder à ces archives 24 h/24 et 7 j/7 en se connectant sur le portail Tungsten Network. Les factures sont stockées de manière séquentielle et peuvent faire l’objet d’une recherche à tout moment. Pendant toute la durée de stockage des factures dans les archives électroniques, Tungsten Network garantit leur lisibilité et les protège contre tout accès non autorisé.

  • L’accès au service Tungsten, notamment au formulaire en ligne, requiert trois identifications. De plus, chaque session est protégée par un chiffrement SSL 128 bits normalisé, à l’aide de certificats de serveur de classe 3 Verisign. Chaque facture créée est stockée dans l’archive sécurisée, protégée par les mesures de sécurité les plus récentes, vérifiées quotidiennement.

    Ainsi, seuls les utilisateurs autorisés peuvent se connecter au site, et une fois connnectés, toutes les communications sont privées et les données sont entièrement sécurisées.

Soumettre vos factures via Tungsten Network

    • J'ai reçu une lettre d'invitation de Tungsten Network au nom de GE
    1. Si votre lettre contient un lien, veuillez cliquer sur celui-ci et remplir les champs requis
    2. Si votre lettre ne contient pas de lien, veuillez contacter vos spécialistes d'intégration GE

    L'inscription n'est complète que lorsque vous avez sélectionné et êtes connecté avec vos clients GE.

    • Je n'ai pas reçu de lettre d'invitation, mais je souhaite m'inscrire de façon ponctuelle
    1. Rendez-vous sur tungsten-network.com/register
    2. Recherchez leur société
    3. Saisissez les données de l’entreprise
    4. Saisissez les détails de l’utilisateur
    5. Acceptation des conditions d’utilisation de Tungsten Network
    6. Inscription terminée
    7. L'inscription n'est complète que lorsque vous avez sélectionné et êtes connecté avec vos clients GE.

    Pour des instructions plus détaillées, veuillez consulter notre PDF, enrichi de captures d'écran

     

     

  • Après votre connexion à Tungsten Network, veuillez cliquer sur l'onglet Clients et sélectionner l'option Se mettre en relation avec un client.

    Vous trouverez la liste complète des entités d'achat de GE actuellement disponibles ici : https://www.tungsten-network.com/customer-campaigns/ge/uk/entities/

    Pour des instructions plus détaillées, veuillez consulter notre PDF, enrichi de captures d'écran.

     

  • Vous recevrez un e-mail avec « RTT » en objet, il s'agit de la notification « Prêt à la transaction ». Dans cet e-mail, GE vous communique les instructions et les coordonnées de vos spécialistes d'intégration GE. Si vous avez des questions ou un solde en souffrance que vous préférez régler avant de vous inscrire sur Tungsten, veuillez vous adresser aux spécialistes d'intégration GE. Si tout est clair, GE commencera l'activation dans les 3 jours. L'activation peut prendre jusqu'à 5 jours ouvrables, donc dans un délai maximum de 8 jours à compter de la réception de l'e-mail RTT, vous verrez vos bons de commande ouverts sur le portail.

    Si vous ne voyez pas vos bons de commande, veuillez vous adresser à vos spécialistes d'intégration GE.

  • Lorsque vous soumettez une facture pour GE, veuillez toujours utiliser l'onglet Bons de commande, pour convertir un bon de commande plutôt que de créer une facture à partir de zéro.

    1. Vous connecter au portail Tungsten Network sur www.tungsten-network.com/login
    2. Lorsque vous êtes connecté, cliquez sur Bons de commande sur la gauche de l'écran. Sélectionnez votre client et indiquez une période : nous recommandons 12 mois. Cliquez ensuite sur Traiter.
    3. Cliquez sur le bouton bleu avec un signe plus, juste avant le bon de commande.
    4. Cliquez sur le bouton Accepter le BC, en bas de la page (vous aurez également la possibilité de le rejeter ou de l'archiver)
    5. Cliquez sur le bouton Convertir le BC
    6. Saisissez le numéro de la facture, puis sélectionnez la ligne en cochant la case blanche. Indiquez le montant de votre choix et ajoutez le taux de TVA.
    7. Confirmez les données saisies jusqu'à présent, si elles sont correctes.
    8. À la dernière page, vous pourrez renseigner vos coordonnées, ajouter le fret ou les frais supplémentaires s'il y en a (avec le bouton vert « AJOUTER », voir l'image ci-jointe), et joindre des pièces justificatives supplémentaires si vous le souhaitez. Vous devez saisir ici la date d'application TVA à droite et la date de livraison. Si vous ne les connaissez pas, vous pouvez passer à la date d'envoi.
    9. Cliquez sur le bouton « Envoyer facture » pour terminer.

    Pour des instructions plus détaillées, veuillez consulter notre PDF, enrichi de captures d'écran.

  • If you are a supplier of GE Renewable Energy, you are not allowed to add additional charges. Please reach out to your GE buyer/GE contact for further information.

    Si vous êtes un fournisseur de GE Healthcare, veuillez suivre ces instructions :

    Lors de la création de votre facture, vous aurez la possibilité d'ajouter le fret et les frais supplémentaires à votre facture. À la dernière page de la conversion du bon de commande, après vos coordonnées et celles de GE, dans la rubrique « Articles à facturer », il y a un bouton « Ajouter » vert. Si vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez ajouter les frais.

    Pour des instructions plus détaillées, veuillez consulter notre PDF, enrichi de captures d'écran.

     

  • Il peut y avoir de multiples raisons à cela, voici les plus fréquentes :

    • Vous devez vous assurer d'utiliser les bons critères lorsque vous recherchez les bons de commande en utilisant l'onglet « Bons de commande ». Essayez de laisser tous les critères sur la valeur par défaut, à l'exception du client et de la plage de dates du BC qui sont obligatoires. GE recommande également de sélectionner « les 12 derniers mois » ou d'utiliser une plage de dates personnalisée. Tous les bons de commande créés ou modifiés dans un délai de 1 ou 2 ans selon l'unité commerciale de GE sont téléchargés sur le portail Tungsten.
    • Vous avez reçu une lettre d'inscription avec un lien, mais l'inscription s'est faite via le portail et non via le lien hypertexte. Vous pouvez avoir plusieurs comptes Tungsten et les bons de commande sont attribués au mauvais compte. Dans ce cas, vos comptes doivent être fusionnés : veuillez envoyer un e-mail à [email protected]
    • Vous avez reçu un e-mail d'alerte vous indiquant que votre compte est prêt à effectuer des transactions, mais les bons de commande ne sont pas disponibles. L'e-mail indique que vous avez 3 jours pour poser vos questions à GE avant que l'activation de votre compte par GE se fasse. Si vous n'avez pas fourni de commentaires, l'activation aura lieu dans les 7 jours ouvrables, aucune autre action n'est requise de votre part. Si après 5 jours ouvrables, vos bons de commande ne sont toujours pas disponibles, veuillez contacter l'équipe GE : [email protected]
    • Si votre bon de commande (BC) date de plus de 2 ans ou est entièrement facturé, le BC ne sera pas affiché sur le portail. Dans ce cas, veuillez contacter votre acheteur GE pour renouveler ou fournir un nouveau bon de commande.
    • Chaque ligne de bon de commande comprend une case, qui doit être cochée pour effectuer la conversion. Si la ligne est sélectionnée, mais que les champs restent grisés, cela signifie que le bon de commande ne fait pas l'objet d'un reçu de marchandises. Votre acheteur GE ou l'administrateur du bon de commande doit créer l'accusé de réception de marchandises, veuillez prendre contact avec cette personne.
      Une fois que le reçu de marchandises est créé, le PO sera mis à jour en quelques heures dans Tungsten, au plus tard le jour suivant.
    • Si la quantité disponible est 0, parce que vous avez déjà envoyé une facture pour cette ligne, les champs respectifs seront grisés. Si vous souhaitez envoyer d'autres factures pour cette ligne, veuillez contacter votre acheteur GE.
  • Veuillez contacter votre demandeur GE pour qu'il corrige les prix dans la base de données de GE. Les données modifiées seront automatiquement transmises à Tungsten dans les heures qui suivent.

  • Veuillez contacter votre demandeur GE pour qu'il corrige la quantité requise dans la base de données de GE. Les données modifiées seront automatiquement transmises à Tungsten dans les heures qui suivent.

    • Ma société est enregistrée aux États-Unis et je ne trouve pas la TVA à appliquer dans le formulaire en ligne

    Vous pouvez saisir le montant de la TVA à la dernière étape de la conversion du bon de commande dans le champ « Total TVA », avant de cliquer sur le bouton « Envoyer ».

    Pour des instructions plus détaillées, veuillez consulter notre PDF, enrichi de captures d'écran.

    • Ma société est enregistrée au Canada et je ne trouve pas la TVA à appliquer dans le formulaire en ligne

    Vous devez configurer les codes TVA applicables à votre entreprise avant de commencer à facturer pour GE. Pour plus d'informations, veuillez consulter le site https://www.tungsten-network.com/uk/support/tutorials/canada-how-to-add-applicable-tax-rates/

    Pour des instructions plus détaillées, veuillez consulter notre PDF, enrichi de captures d'écran.

    • Pays à TVA/GST

    Les factures avec des taxes étrangères ne peuvent pas être produites dans Tungsten Network. Si votre entreprise opère dans un autre pays, veuillez contacter vos spécialistes GE de l'intégration.

    Pour des instructions plus détaillées, veuillez consulter notre PDF, enrichi de captures d'écran.

     

     

  • La date de votre facture Tungsten correspondra toujours au jour où vous avez soumis la facture avec succès. Nous vous recommandons vivement de compléter la soumission de la facture Tungsten dès que possible, de préférence le jour même où votre écriture de journal CD est créée dans votre propre système de facturation.

  • Oui, c'est possible si le montant du bon de commande couvre le montant de vos factures. Si le bon de commande est composé de plusieurs lignes, vous pouvez facturer n'importe laquelle d'entre elles en premier et facturer le reste des lignes par la suite. Si le bon de commande est constitué d'une seule ligne, la quantité à facturer peut être modifiée dans le champ de la quantité, sinon le système utilise automatiquement la quantité totale disponible par défaut. Il en va de même pour les bons de commande à lignes multiples, lorsqu'une seule ligne a été sélectionnée.

  • Si votre facture indique qu'elle a échoué, c'est que les validations effectuées par Tungsten Network au nom de GE ont échoué et qu'elle n'a pas été envoyée à GE.

    Une facture qui a échoué peut être soumise à nouveau. Toutefois, avant de la soumettre à nouveau, veuillez vérifier la raison de l'échec et apporter les corrections nécessaires. Si vous avez besoin d'aide pour interpréter les raisons d'un échec, veuillez vous adresser au portail Tungsten ou à [email protected].

  • GE a rejeté votre facture. Pour toute question complémentaire, veuillez contacter : [email protected]

  • Il y a très probablement un problème technique au niveau de l'interface entre les systèmes de Tungsten et de GE. Veuillez créer un dossier d'assistance via le portail Tungsten ou contacter [email protected]

  • Le passage à la facturation électronique n'a aucune incidence sur votre contrat ou accord de paiement avec GE. Tungsten ne calcule pas la date d'échéance du paiement ; il affiche les données reçues du système de GE.

    Vous pouvez vérifier la date de paiement prévue en saisissant le numéro de facture/numéro de bon de commande/numéro de transaction dans le champ de recherche de votre compte Tungsten ou en vérifiant sous l'onglet « Factures » - « Statut de la facture ».

    La date d'échéance du paiement sera disponible lorsque la facture aura atteint le statut « Approuvée ».

    Pour des instructions plus détaillées, veuillez consulter notre PDF, enrichi de captures d'écran.

  • Non, la facture créée dans Tungsten est la facture légale que vous pouvez utiliser pour votre propre comptabilité.

  • Vous devez être l'administrateur de votre compte afin d'ajouter des utilisateurs supplémentaires

     

    1. Veuillez vous connecter à l'adresse suivante :tungsten-network.com/login
    2. Une fois connecté, cliquez sur Votre compte en haut à droite de la page
    3. Cliquez sur Visualiser vos utilisateurs et leurs droits
    4. Vous pouvez maintenant consulter les utilisateurs actuels. Vous pouvez transférer les droits d'administration à un autre utilisateur en cliquant sur admin.
    5. Vous pouvez modifier le profil ou les droits d'accès d'un utilisateur actuel en cliquant sur le bouton Modifier
    6. Cliquez sur « Ajouter » pour ajouter un nouvel utilisateur. Entrez ses coordonnées et cliquez sur « Enregistrer ». L'utilisateur recevra un courrier électronique lui permettant de définir ses identifiants de connexion
    7. Après avoir enregistré, vous pouvez cliquer sur l'onglet « Droits d'accès » pour déterminer son niveau d'accès. Cliquez sur « Enregistrer » lorsque vous avez terminé

    Pour des instructions plus détaillées, veuillez consulter notre PDF, enrichi de captures d'écran.

    1. Veuillez vous connecter à l'adresse suivante :tungsten-network.com/login
    2. Une fois connecté, cliquez sur Votre compte en haut à droite de la page
    3. Cliquez sur « Mettre à jour les informations sur votre société »

    Pour des instructions plus détaillées, veuillez consulter notre PDF, enrichi de captures d'écran.

     

    1. Vous connecter au portail Tungsten Network sur www.tungsten-network.com/login
    2. Une fois connecté, cliquez sur Aide et assistance en haut à droite de la page, puis sur Créer un billet
    3. Saisissez votre requête, en incluant autant de détails que possible. Cliquer sur « Envoyer ». Vous recevrez un numéro de référence de billet qui vous permettra d'effectuer un suivi.

    Pour des instructions plus détaillées, veuillez consulter notre PDF, enrichi de captures d'écran.

  • Veuillez contacter l'assistance de niveau 1 : [email protected] et indiquer le numéro de billet Tungsten.

  • Lorsque vous vous inscrivez à Tungsten Network, vous bénéficiez également d'équipes d'assistance dédiées pour vous aider dans votre transition vers votre nouvelle plateforme de facturation. Vous pouvez vous adresser aux équipes d'assistance suivantes :